GDPR-funksjonaliteten i Axos gir deg strukturert og sporbar håndtering av samtykker og behandlingsgrunnlag for kontakter. Oppsettet administreres sentralt i Innstillinger, mens status, historikk og handlinger håndteres direkte på hver enkelt kontakt.

Hva brukes funksjonen til?

Med GDPR i Axos kan du:

Definere behandlingsgrunnlag (f.eks. digital markedsføring)
Sende samtykkeforespørsler automatisk eller manuelt
Se samtykkestatus per kontakt
Se full historikk på alle GDPR-hendelser

Alt er bygget for å gi oversikt, kontroll og etterprøvbarhet.

Oppsett i Innstillinger

All konfigurasjon av GDPR gjøres under: Innstillinger → CRM → GDPR

Her finner du tre hovedområder:

Behandlingsgrunnlag

Behandlingsgrunnlag definerer hva dere ber om samtykke til, for eksempel:

Digital markedsføring
Personlig tilpasning

For hvert behandlingsgrunnlag kan du angi:

Beskrivelse (hva kontakten samtykker til)
Referanse (f.eks. Datatilsynet)
Om behandlingsgrunnlaget er aktivt

👉 Hver organisasjon i Axos har sine egne behandlingsgrunnlag.

Innstillinger

Her bestemmer dere hvordan GDPR skal fungere i praksis for organisasjonen:

Om samtykkeforespørsel skal sendes automatisk ved ny kontakt
Hvem forespørsler sendes fra
Hvem som er GDPR-ansvarlig
Hvilke felter kontakten selv kan endre i kundeportalen

👉 Hver organisasjon i Axos har sitt eget oppsett for GDPR.

Status samtykker

Denne oversikten viser status for samtykker på tvers av kontakter. Her kan du:

Filtrere på kontakt, firma og behandlingsgrunnlag
Se hvem som har samtykket og ikke
Sende samtykke-e-post manuelt direkte fra oversikten

Dette gir et raskt overblikk over samtykke status i organisasjonen.

Samtykker på kontakt

På hver enkelt kontakt finnes en eget GDPR-fane. Her vises:

Alle behandlingsgrunnlag med status per organiasjon
Mulighet for å legge til eller fjerne samtykker manuelt
Full historikk for alle handlinger

💡 Viktig: Siden Axos kan håndtere flere organisasjoner, vises samtykkestatus per organisasjon – alt samlet på ett sted.

Samtykke ved opprettelse

Når en ny kontakt opprettes er det valgene i Innstillinger som bestemmer hva som kan/skal skje:

Send automatisk samtykkeforespørsel til kontakt
→ Det sendes en egen e-post med informasjon og lenke til kundeportalen
Registrer manuelt samtykke
→ Brukes når samtykke er innhentet utenfor Axos

Dersom automatisk forespørsel er aktivert i Innstillinger, sendes e-posten automatisk ved opprettelse av ny kontakt.

Kundeportalen

Når en samtykkeforespørsel sendes, mottar kontaktpersonen:

En e-post med informasjon
En lenke til kundeportalen
Her kan kontakten gi eller trekke samtykker selv, endre sine opplysninger og be om å blir slettet
Alle valg som gjøres i portalen logges i Axos
Dersom en kontakt ber om endringer eller sletting av sine opplysninger, opprettes det automatisk en oppgave i Axos til den personen som er definert som GDPR-ansvarlig i Innstillinger.

Historikk og sporbarhet

Axos logger alle GDPR-hendelser, inkludert:

Utsendte samtykke-e-poster
Endringer gjort av kontakt i portalen
Manuelle registreringer
Hvem som utførte handlingen
Tidspunkt og organisasjon

Dette gir full dokumentasjon ved behov for revisjon eller innsyn.

Campaign Monitor

Dersom integrasjonen med Campaign Monitor er aktivert, sørger Axos for at samtykker alltid er i synk. Når en kontaktperson trekker et samtykke i kundeportalen, blir kontaktpersonen derfor også automatisk fjernet fra relevante lister i Campaign Monitor.

På samme måte, dersom en kontaktperson har fått e-post via Campaign Monitor og melder seg av listen, vil samtykke også automatisk bli fjernet i Axos.

Dette sikrer at utsendelser og sporing alltid følger gjeldende samtykker, uten manuell oppfølging. Endringer logges i Axos og gir full sporbarhet på tvers av systemene.