Organisasjoner i Axos er juridiske enheter. Du kan ha en eller flere. På hver organisasjon kan du administrere grunndata og se oppsummerte data fra hele Axos.
Hva er en organisasjon?
En organisasjon er selve fundamentet i Axos. Den inneholder:
Grunndata om bedriften din
Struktur (avdelinger, kontorer og team)
Ansatte
Finansielle innstillinger
Oppsummerte data for organisasjonen fra hele Axos
Første opprettes automatisk
Når du registrerer Axos første gang opprettes organisasjon automatisk:
Firmaopplysninger hentes fra Brønnøysundregistrene
Første ansatt/bruker blir også automatisk registrert og satt som leder av organisasjonen
Dette gjør at dere kan komme raskt i gang – uten unødvendig oppsett.
Opprett ny organisasjon
Du kan opprette nye organisasjoner via Organisasjoner → Ny organisasjon (dersom modulen "Flere organisasjoner" er aktivert i abonnementet). Prosessen består av tre steg:
1. Søk etter firma
Søk etter bedriften i Brønnøysundregistrene
Velg riktig firma fra listen
Alternativt: registrer opplysninger manuelt
2. Adresse
Kontroller eller legg inn adresseinformasjon
Denne brukes blant annet i dokumenter, faktura og rapporter
3. Kontaktinfo
Registrer felles e-post og telefon
Brukes til varsler, utsendinger og kommunikasjon
Klikk Opprett organisasjon for å fullføre.
Organisasjonsdetaljer
Når organisasjonen er opprettet, får du tilgang til detaljsiden. Her kan du se og administrere grunndata, struktur og visuelt uttrykk for bedriften.
Organisasjonsdetaljene danner grunnlaget for hvordan informasjon vises i Axos, hvem som har tilgang til hva, og hvordan ansatte grupperes og samhandler på tvers av modulene. Vær derfor bevisst på hvordan strukturen bygges.
Struktur
Strukturen i organisasjonen brukes aktivt i Axos for tilganger, filtrering, varslinger og oversikt. Du bygger strukturen med:
Avdelinger
Avdelinger brukes til å dele organisasjonen inn etter funksjon eller fagområde, for eksempel Administrasjon, Produksjon eller HR-avdelingen.
Hver avdeling kan ha en egen leder
Ansatte knyttes til én eller flere avdelinger
Brukes i visninger, filtre og rapportering
Kontorer
Kontorer brukes til å representere fysiske lokasjoner, som kontorsteder eller avdelingskontor.
Kan ha egen leder
Knyttes til ansatte
Nyttig for oversikt, fravær, HMS og lokal tilhørighet
Team
Team brukes til å samle ansatte i arbeidsgrupper, utvalg eller roller på tvers av avdelinger og kontorer.
Ett team kan ha egen leder
En ansatt kan være med i flere team
Egner seg godt for prosjektgrupper, ledergrupper, faggrupper og midlertidige team
Oppsummerte data
Organisasjonen samler og aggregerer totale data fra hele Axos, blant annet:
Ansatte (både eksisterende og de som har sluttet)
Totalt fravær, alle samtaler og organisasjonens samlede kompetanse
De fleste oversikter kan filtreres. Dette gir ledere og administratorer én felles sannhet om hvordan bedriften faktisk fungerer.
Filer
Viser registrerte filer på organisasjonen, både opplastede og koblede fra andre systemer.
👉 Se egen artikkel om Filer under Felles funksjoner for mer informasjon.
Beste praksis
Sørg for at organisasjonsdata alltid er oppdatert
Bruk struktur (avdelinger/kontorer/team) aktivt – det gir bedre flyt i hele Axos
Last opp logo og farger tidlig for en helhetlig opplevelse
Sett riktige betalings- og finansinnstillinger før aktiv bruk
Endre eventuelt på Nummerserier