Organisasjoner i Axos er juridiske enheter. Du kan ha en eller flere. På hver organisasjon kan du administrere grunndata og se oppsummerte data fra hele Axos.
Hva er en organisasjon?
En organisasjon er selve fundamentet i Axos. Den inneholder:
Grunndata om bedriften din
Struktur (avdelinger, kontorer og team)
Ansatte
Finansielle innstillinger
Oppsummerte data for organisasjonen fra hele Axos
Den første opprettes automatisk
Når du registrerer Axos første gang opprettes organisasjon automatisk:
Firmaopplysninger hentes fra Brønnøysundregistrene
Første ansatt/bruker blir også automatisk registrert og satt som leder av organisasjonen
Dette gjør at dere kan komme raskt i gang – uten unødvendig oppsett.
Opprett ny organisasjon
Du kan opprette nye organisasjoner via Organisasjoner → Ny organisasjon (dersom modulen "Flere organisasjoner" er aktivert i abonnementet). Prosessen består av tre steg:
Steg 1: Søk etter firma
Søk etter bedriften i Brønnøysundregistrene
Velg riktig firma fra listen
Alternativt: registrer opplysninger manuelt
Steg 2: Adresse
Kontroller eller legg inn adresseinformasjon
Denne brukes blant annet i dokumenter, faktura og rapporter
Steg 3: Kontaktinfo
Registrer felles e-post og telefon
Brukes til varsler, utsendinger og kommunikasjon
Klikk Opprett organisasjon for å fullføre.
Organisasjonsdetaljer
Når organisasjonen er opprettet, får du tilgang til detaljsiden. Her kan du se og administrere:
Navn og juridisk navn
Organisasjonsnummer
Leder
Tilknytning til firma i Axos
Standardspråk
Kontaktinformasjon (telefon, e-post, hjemmeside)
Avsendernavn på SMS
Denne informasjonen brukes på tvers av Axos, blant annet i varslinger, e-post, dokumenter og rapporter.
Adresser
Under Adresser registrerer du virksomhetens adresser.
Du kan legge til flere adressetyper, for eksempel:
Postadresse
Fakturaadresse
Hver adresse inneholder:
Adresselinje 1 og 2
Postnummer og poststed
Land
Adresser brukes blant annet på fakturaer og offisiell dokumentasjon.
Representanter
I fanen Representanter definerer du formelle roller i virksomheten.
Støttede roller:
Styreleder
Nestleder
Tillitsvalgt
Vara tillitsvalgt
Verneombud
Vara verneombud
Disse rollene gir tydelighet i ansvar og brukes i dokumentasjon.
Finans
Fanen Finans styrer standard økonomiske innstillinger.
Her kan du sette:
Standard betalingsbetingelser (antall dager)
Om administrasjonsgebyr skal brukes
Hvilket produkt som benyttes for gebyr
Disse verdiene brukes som standard ved opprettelse av ordrer.
Tema
I Tema definerer du virksomhetens visuelle profil i Axos.
Du kan konfigurere:
Logo for mørkt tema
Logo for lyst tema
Merkevarefarge 1
Merkevarefarge 2
Temaet påvirker hvordan Axos fremstår visuelt for brukerne og kundene.
Tips: Bruk merkevarefarger og logoer som er tilpasset både lys og mørk visning for best lesbarhet.
Struktur
Strukturen i organisasjonen brukes aktivt i Axos for tilganger, filtrering, varslinger og oversikt. Du bygger strukturen med:
Avdelinger
Avdelinger brukes til å dele organisasjonen inn etter funksjon eller fagområde, for eksempel Administrasjon, Produksjon eller HR-avdelingen.
Hver avdeling kan ha en egen leder
Ansatte knyttes til én eller flere avdelinger
Brukes i visninger, filtre og rapportering
Kontorer
Kontorer brukes til å representere fysiske lokasjoner, som kontorsteder eller avdelingskontor.
Kan ha egen leder
Knyttes til ansatte
Nyttig for oversikt, fravær, HMS og lokal tilhørighet
Team
Team brukes til å samle ansatte i arbeidsgrupper, utvalg eller roller på tvers av avdelinger og kontorer.
Ett team kan ha egen leder
En ansatt kan være med i flere team
Egner seg godt for prosjektgrupper, ledergrupper, faggrupper og midlertidige team
Oppsummerte data
Organisasjonen samler og aggregerer totale data fra hele Axos, blant annet:
Ansatte (både eksisterende og de som har sluttet)
Totalt fravær med statistikk
Familie til de ansatte
Korrespondanse inn og ut på organisasjonen
Samtaler som er registrert på de ansatte
Allergier blant ansatte i organisasjonen
Alt utstyret som er levert ut til ansatte
Organisasjonens samlede kompetanse
Arbeidsoppgaver som er fordelt til de ansatte
Organisasjonens forsikringer
Andre fordeler
Leverandøravtaler
Filer
De fleste oversikter kan filtreres. Dette gir ledere og administratorer én felles sannhet om hvordan bedriften faktisk fungerer og hva som gjelder.
Beste praksis
Sørg for at organisasjonsdata alltid er oppdatert
Bruk struktur (avdelinger/kontorer/team) aktivt – det gir bedre flyt i hele Axos
Last opp logo og farger tidlig for en helhetlig opplevelse
Sett riktige betalings- og finansinnstillinger før aktiv bruk
Endre eventuelt på Nummerserier