I Filer samler du dokumenter, bilder og lenker på oppføringen de hører til, for eksempel kontrakten på kunden eller tegningene på prosjektet. Alle som jobber med oppføringen, finner dem der, og ingen trenger å lete i e-post eller på delte disker.

Legg til filer

Filer laster du opp med Legg til filer og «Last opp filer» i Filer i menyen til venstre på oppføringen, eller ved å dra dem rett inn i listen. Du kan laste opp flere filer på en gang.

Ligger dokumentet allerede i for eksempel SharePoint, OneDrive eller Dropbox, kan du velge Legg til ekstern fil og lime inn lenken. Axos lagrer bare lenken, så filen kan endres der den ligger, og alle får den nyeste versjonen.

⚠️ Pass på: Alle som ser oppføringen, ser lenken til en ekstern fil. Om de får åpnet filen, bestemmes av delingen der filen ligger, så sjekk den gjerne før du legger inn lenken.

Oppgaver har en egen fane Filer, der du legger ved filer på samme måte.

Fillisten

Med Åpne ser du PDF-er, bilder og video rett i Axos.

Filer kan ikke få nytt navn i Axos, og de kan ikke legges i mapper.

Med Slett kan du fjerne en fil. Du kan ikke hente den tilbake selv, så det er lurt å sjekke at det er riktig fil.

💡 Tips: Gi gjerne filen et navn som sier hva den er, før du laster den opp, for eksempel «Rammeavtale 2026 signert» i stedet for «scan0042». Da er den lett å kjenne igjen i listen og å finne i søket.

Filer Axos legger inn selv

Noen filer havner på plass av seg selv. Når du sender et tilbud, lagres PDF-en på tilbudet, og når kunden signerer, lagres den signerte versjonen der også. Vedlegg til e-post du arkiverer med Outlook-tillegget, ligger i Filer på den arkiverte e-posten.

Finn filene igjen

Filnavnene er søkbare i søket øverst i Axos. Velger du et treff, åpnes filen på oppføringen den hører til. Les mer i Søk.

Hver oppføring viser bare sine egne filer. Et firma viser altså ikke filene som ligger på tilbudene eller prosjektene til kunden. Leter du på tvers, er søket den raskeste veien.

Hvem som ser filene

Alle som kan se oppføringen, ser filene på den. En enkelt fil kan ikke ha egne tilganger. Dersom en fil bare skal være synlig for noen, må du begrense tilgangen til hele oppføringen med Tilganger. Les mer i Tilganger.

For å slette filer må du kunne redigere oppføringen.

Filer i hverdagen

Det er lurt å legge filen på oppføringen den gjelder. Kontrakten hører til kunden eller avtalen, tegningen til prosjektet og bildet av skaden til oppdraget.

Eksterne filer passer til dokumenter som endres ofte eller hører hjemme i et annet system. Filer som skal ligge fast, som en signert avtale eller et sertifikat, er det bedre å laste opp.

Vanlige spørsmål

Kan jeg gi en fil nytt navn?

Nei, men du kan laste ned filen, gi den nytt navn på maskinen din og laste den opp igjen. Deretter kan du slette den gamle.

Hvorfor ser jeg ikke vedleggene fra en e-post på kunden?

Vedlegg til arkivert e-post ligger i Filer på selve e-posten, ikke på kunden eller kontakten. Du finner dem ved å åpne e-posten fra E-post på kunden.

Kan jeg sende filer fra Axos på e-post?

Når du sender et tilbud eller et møtereferat, kan filene følge med. E-post du sender fra et firma eller en kontakt, kan ikke ha vedlegg.

Kan jeg begrense hvem som ser én bestemt fil?

Nei. Filene har samme tilgang som oppføringen de ligger på.

Søkeord: fil, filer, dokument, dokumenter, vedlegg, last opp, opplasting, ekstern fil, lenke, sharepoint, onedrive, dropbox, google drive, pdf, bilde, forhåndsvisning, last ned, slett fil

Relaterte artikler