En oppgave er arbeid som noen skal gjøre. Den har én eller flere ansvarlige og gjerne en frist, og den kan stå alene eller høre til en oppføring, for eksempel et tilbud eller et avvik. Beskrivelse, steg, kommentarer og filer samles på oppgaven, så alle som jobber med den, ser det samme.

En ny oppgave lager du med Opprett øverst på siden og deretter Oppgave. Du kan også holde inne Ctrl og trykke punktum. På Mac bruker du ⌘ i stedet for Ctrl. Du står selv som ansvarlig, men kan bytte eller legge til flere.

Gjelder oppgaven en kunde, et tilbud, et avvik eller en annen oppføring, oppretter du den fra fanen Oppgaver på oppføringen. Da er oppgaven knyttet til oppføringen, og den som får den, ser bakgrunnen.

Tildeler du oppgaven til andre, får de et varsel i Axos, og du får et varsel når oppgaven er fullført. Med Aktiver e-postvarsling sendes begge varslene også på e-post.

En oppgave kan ha flere ansvarlige. De jobber da med den samme oppgaven og har én felles status, ikke hver sin kopi. Når én av dem merker oppgaven som fullført, er den fullført for alle.

Skal flere gjøre hver sin del, passer underoppgaver bedre, med egen ansvarlig, frist og status for hver del.

Med steg kan du dele oppgaven opp i det som må gjøres, og krysse av etter hvert. På oppgaven ser du hvor mange av stegene som er gjort.

Et steg kan være påkrevd. Da kan ikke oppgaven fullføres før steget er gjort eller satt som Ikke relevant. Krysser du av det siste steget, spør Axos om du vil fullføre hele oppgaven.

Trenger en del av jobben egen ansvarlig, frist eller status, lager du en underoppgave i stedet for et steg. En underoppgave er en vanlig oppgave som hører til hovedoppgaven, og den som får den, ser den i oversikten sin som andre oppgaver.

Med Legg til underoppgaver på oppgaven skriver du navnet på den første underoppgaven, og flere kan du legge til med Ny underoppgave. Underoppgaven blir tildelt deg. Vil du gi den til andre eller sette frist, åpner du den. På hovedoppgaven ser du hvor mange underoppgaver som er fullført, og på underoppgaven finner du lenken til hovedoppgaven.

Hovedoppgaven kan fullføres selv om underoppgavene ikke er det, så se gjerne over dem først. Sletter du hovedoppgaven, slettes underoppgavene også. En underoppgave kan ikke ha egne underoppgaver, og repeterende oppgaver kan ikke ha underoppgaver.

Holder du statusen oppdatert, ser de andre hvor arbeidet står uten å måtte spørre. Venter du på svar fra kunden eller en kollega, kan du sette oppgaven til Venter på andre.

Når arbeidet er gjort, velger du Merk som fullført. En fullført oppgave kan ikke endres. Må dere tilbake til den, velger du Gjenåpne oppgave.

På fanen Aktivitet kan dere skrive kommentarer til hverandre, og der ser du også hva som er endret på oppgaven. Filer kan du legge på fanen Filer, så alt om oppgaven ligger på ett sted og ikke spredt i e-post og chat.

Faste rutiner, som en månedlig kontroll eller lønnsgrunnlaget som skal inn den 25., kan du lage som en repeterende oppgave. Da slår du på Repeterende oppgave og velger hvor ofte den skal gjentas.

Axos oppretter hver ny oppgave etter planen, også om den forrige ikke er fullført. Med Opprett oppgave et antall dager før får dere oppgaven i god tid, så det blir rom for å forberede.

Skjemaet viser flettefelt for måned og år, som du kan bruke i tittelen og beskrivelsen, slik at hver oppgave får riktig periode, for eksempel lønnsgrunnlaget for forrige måned.

I Oppgaver på startsiden finner du både dine egne oppgaver og dem du har gitt til andre.

Hver modul har også en liste over oppgavene på oppføringene der, i Oversikter og Oppgaver. Har dere flere organisasjoner, finner du oppgavene på tvers i Konsernoversikter og Oppgaver.

En oppgave som står alene, ser bare du og de som er tildelt den. En oppgave på en oppføring ser alle som har tilgang til oppføringen.

Tildeler du en oppgave på en oppføring til noen som ikke har tilgang til oppføringen, spør Axos om du vil lage en privat oppgave i stedet.

En underoppgave har samme tilgang som hovedoppgaven når hovedoppgaven hører til en oppføring. Står hovedoppgaven alene, er underoppgaven bare synlig for dem som er tildelt den, og for den som opprettet den.

Det er lurt å skrive tittelen som noe som skal gjøres, for eksempel «Send revidert tilbud til Hansen» og ikke bare «Hansen». Den som får oppgaven, skjønner da hva det gjelder uten å åpne den.

Oppretter du oppgaven på oppføringen den gjelder, finner dere den igjen på kunden eller tilbudet, sammen med resten av det som hører til.

Frist passer best når tidspunktet betyr noe. Har alt en frist, blir det vanskeligere å se hva som haster.

Ikke alt er en oppgave. Skal du bare huske å komme tilbake til noe, passer en oppfølging bedre, og skal andre vite noe, skriver du en kommentar. Les mer i Begrepene i Axos.

Søkeord: oppgave, oppgaver, gjøremål, todo, to-do, tildele, ansvarlig, frist, steg, sjekkliste, påkrevd, underoppgave, deloppgave, hovedoppgave, repeterende, gjentakende, rutine, fullført, fordelte, mine oppgaver, privat oppgave