Med Axos Outlook Add-in kan du arkivere e-post rett fra Outlook. E-posten havner på kontaktpersonen, firmaet og de ansatte som er med i dialogen, så kollegaene finner den uten å måtte spørre deg.

Før du kan bruke tillegget, kobler du Microsoft 365-kontoen din til Axos. Det gjør hver ansatt for seg.

Axos ber bare om å lese e-posten din. Axos kan ikke sende, endre eller slette e-post på vegne av deg.

Tillegget legges inn fra fila du lastet ned. Fremgangsmåten er litt ulik i de tre Outlook-variantene.

Når tillegget er installert, finner du knappen Open Axos i gruppen Axos Add-in når du har en e-post åpen. Fester du panelet med nåleikonet, slipper du å åpne det hver gang.

Vil du arkivere en e-post, markerer du den i Outlook og åpner tillegget. Axos finner avsenderen ut fra e-postadressen. Finnes ikke avsenderen i Axos, oppretter du kontaktpersonen med Opprett kontakt. Du kan samtidig opprette firmaet med opplysninger fra Brønnøysundregistrene.

Gjelder e-posten for eksempel et tilbud eller et oppdrag, kan du legge til en relasjon før du velger Arkiver e-post. Vedleggene blir med og havner i Filer på e-posten i Axos.

Axos kobler e-posten til alle avsendere og mottakere som finnes som kontaktpersoner eller ansatte, ikke bare til den du ser i tillegget. Den samme e-posten blir aldri arkivert to ganger.

Med Arkiver samtale kan du også arkivere de tidligere e-postene i tråden. Nye e-poster i samtalen arkiveres automatisk etter hvert som de kommer, og du får et varsel hver gang. Det gjelder også kollegaer som er koblet til Microsoft 365 og får e-post i den samme tråden.

På kontaktpersonen ligger e-posten i E-post og SMS. På firmaet ligger den i E-post, sammen med e-post til de andre kontaktpersonene i firmaet. På den ansatte finner du den i E-post og SMS. Har du lagt til relasjoner, ligger den også i Relasjoner på oppføringen den er koblet til.

E-post du sender fra Axos, for eksempel til et utvalg, havner i de samme oversiktene uten at du trenger å arkivere den.

E-post som kollegaene kan få bruk for, er verdt å arkivere: avtaler, bestillinger, endringer og viktige avklaringer med kunden. Privat eller uvesentlig e-post kan du la ligge i Outlook.

Arkiverer du mens du har e-posten foran deg, tar det noen sekunder, og ingenting blir glemt. Kobler du e-posten til tilbudet, prosjektet eller oppdraget den gjelder, finner prosjektlederen den på prosjektet uten å lete gjennom kunden.

Går det mange e-poster fram og tilbake om det samme, er det ofte enklere å arkivere hele samtalen enn hver e-post for seg.

Får du en feilmelding når du kobler til, må IT-leverandøren deres trolig godkjenne Axos først. Da kan du sende dem lenken i avsnittet om å koble til Microsoft 365.

Viser tillegget «Velkommen til Axos», er ikke Microsoft-kontoen din koblet til ennå. Koble til fra Min konto og fanen Integrasjoner, og velg så Jeg har satt opp Microsoft 365 i tillegget.

Ber Axos deg om å koble til på nytt, velger du Koble til på ny på Min konto. Tillegget virker på e-post du har mottatt eller lest, ikke mens du skriver en ny.

Søkeord: outlook, add-in, addin, tillegg, plugin, plug-in, microsoft 365, m365, office 365, arkiver e-post, arkivere e-post, e-postarkiv, samtale