I Kontakter i CRM ligger personene dere har kontakt med hos kunder, leverandører og partnere. Hver kontakt hører til ett firma, og på kontakten ser du møtene, e-postene, tilbudene og samtykkene som gjelder personen.
Registrer en kontakt
En ny kontakt lager du med Ny kontakt i Kontakter i CRM, på firmaet eller i Opprett øverst. Du kan også lage kontakten rett i feltene der du velger kontakter, for eksempel på tilbud og møter, og fra Outlook med Axos Outlook Add-in.
Kontakten må høre til et firma. Finnes ikke firmaet i Axos, lager du det først. Les mer i Firmaer.
⚠️ Pass på: Axos sjekker ikke om personen finnes fra før. Det er lurt å søke på navnet eller e-postadressen før du lager en ny kontakt, så historikken ikke blir delt på to.
Har dere satt opp behandlingsgrunnlag, kan du registrere samtykker eller sende en samtykkeforespørsel på e-post allerede når du lager kontakten. Les mer i Samtykker og GDPR.
Kontakten
Har personen flere e-postadresser, kan du legge dem til med «Legg til e-post-alias» på kontakten i stedet for å lage en kontakt til. Da finner du kontakten i søket på alle adressene.
Språket i Informasjon bestemmer hvilket språk tilbud, ordre, samtykkeforespørsler og spørreundersøkelser får når de går til personen.
Lenker til profilene til personen, for eksempel på LinkedIn, kan du legge inn i Sosiale nettverk i sidemenyen. De vises som ikoner øverst på kontakten.
Øverst på kontakten kan du også sende e-post og SMS til personen. Les mer i E-post og SMS med kontakter.
Finn kontaktene
I Kontakter kan du søke på navn, e-post, telefon og firma. Filtrene på adresse, bransje og kategori gjelder firmaet kontakten hører til, så du kan for eksempel finne alle kontaktene hos kundene i ett fylke. Filtrene kan du lagre som egne utvalg. Les mer i Utvalg (lister og visninger).
Arkiverte kontakter vises bare når du filtrerer på Arkivert.
Fra listen kan du sende e-post eller SMS til alle i utvalget. Med en integrasjon mot nyhetsbrevløsningen deres kan kontaktene også synkroniseres dit. Les mer i E-post og SMS med kontakter, Campaign Monitor og Make.
Når en kontakt bytter jobb
Med Flytt kontaktperson i menyen med tre prikker kan du flytte kontakten til et annet firma. Axos lager en ny kontakt på det nye firmaet med navn, kontaktinformasjon, stilling og notater, og arkiverer den gamle. De aktive samtykkene blir med.
Det er naturlig å tenke at det holder å bytte firma på kontakten, men da ville historikken fulgt med til det nye firmaet. Tilbud, ordre og møtereferater dokumenterer hva dere har avtalt med det gamle firmaet, og må fortsatt vise hvem som var kontaktperson der. Derfor blir møter, e-post, tilbud, ordre og filer liggende på den gamle kontakten. Sosiale nettverk og spesialfelter legger du inn på nytt.
Slutter personen uten å begynne et sted dere har kontakt med, kan du arkivere kontakten i stedet.
Arkiver eller slett en kontakt
Med Fjern kontakt … i menyen med tre prikker kan du arkivere eller slette kontakten. En arkivert kontakt forsvinner fra listene, men historikken blir liggende, og med Reaktiver kontakt kan du hente den fram igjen.
En kontakt som er hovedkontakt på et tilbud eller et møtereferat, eller Deres ref. på en ordre, kan ikke slettes, bare arkiveres.
Hvem ser hva
Alle har rettigheten Kontakter fra start. Med lesetilgang ser du listen og kontaktene. Med skrivetilgang kan du også lage, endre, flytte og arkivere kontakter og sende e-post. SMS krever i tillegg rettigheten Sende SMS til kontakter.
Dersom visningen av en kontakt skal begrenses, velger du Tilganger på kontakten og så Begrenset. Kontakten har egne tilganger og følger ikke firmaet. Er firmaet begrenset, må du derfor begrense kontaktene også hvis bare de samme skal se dem. Les mer i Tilganger.
Innstillinger for kontakter
Stillingene og spesialfeltene for kontakter setter en administrator opp i innstillingene for CRM, i Kontakter. Der kan du også slå sammen to like stillinger. Det krever CRM - administrer innstillinger. Behandlingsgrunnlagene ligger i GDPR i de samme innstillingene. Les mer i Samtykker og GDPR.
Kontakter i hverdagen
Setter du riktig språk på kontakter som ikke leser norsk, får de tilbud, ordre og e-post fra Axos på sitt eget språk.
Med Følg får du varsel når noe endres på kontaktene du jobber mest med. Skal personen kontaktes igjen en bestemt dag, kan du lage en oppfølging med Oppfølginger øverst på kontakten. Les mer i Følg og varsler og Oppfølginger.
Har dere modulen NPS med Kundetilfredshet, og en kontakt ikke skal få spørreundersøkelser, kan du slå på «Utelat fra NPS» på kontakten.
💡 Tips: Holder du stillingen på kontaktene oppdatert, kan du filtrere på for eksempel daglig leder eller innkjøper og lagre det som et utvalg du sender e-post til.
Vanlige spørsmål
Kan jeg slå sammen to like kontakter?
Kan jeg slå sammen to like kontakter?
Nei, men dere kan velge hvilken dere skal bruke videre, legge inn det som mangler der, og arkivere den andre.
Hvorfor kan jeg ikke slette kontakten?
Hvorfor kan jeg ikke slette kontakten?
Den er hovedkontakt på et tilbud eller et møtereferat, eller Deres ref. på en ordre. Du kan arkivere den i stedet.
Hvorfor kan jeg ikke endre kontakten?
Hvorfor kan jeg ikke endre kontakten?
Er den arkivert, må du reaktivere den først. Er kontakten en av deres egne ansatte, hentes opplysningene fra den ansatte. Ellers trenger du skrivetilgang til Kontakter.
Hvor ble møtene og filene av da jeg flyttet kontakten?
Hvor ble møtene og filene av da jeg flyttet kontakten?
De ligger på den gamle kontakten, som er arkivert. Du finner den ved å filtrere på Arkivert i Kontakter.
Søkeord: kontakt, kontakter, kontaktperson, kontaktpersoner, person, stilling, e-post-alias, sosiale nettverk, LinkedIn, flytt kontakt, bytter jobb, arkiver, slett, duplikat, språk, utelat fra NPS, behandlingsgrunnlag