I Axos har dere oversikt over hva hver kontakt har samtykket til, for eksempel å få nyhetsbrev. Kontakten kan selv gi og trekke tilbake samtykker i en egen portal, og alt som skjer, lagres i historikken på kontakten.

Et behandlingsgrunnlag er det dere ber kontakten om samtykke til, for eksempel digital markedsføring. Axos har Personlig tilpasning og Digital markedsføring fra start, og dere kan endre dem eller legge til egne. Hver organisasjon har sine egne behandlingsgrunnlag.

Behandlingsgrunnlagene setter en administrator opp i Behandlingsgrunnlag i innstillingene for GDPR. Referansen på et behandlingsgrunnlag vises som en lenke til mer informasjon i portalen, så den bør være en nettadresse, for eksempel til personvernerklæringen deres.

I GDPR på kontakten ser du hva kontakten har svart på hvert behandlingsgrunnlag, og historikken for alt som har skjedd. Står det Nei, kan kontakten ha sagt nei, trukket samtykket eller ikke svart ennå. I historikken ser du om forespørselen er sendt, og om kontakten har åpnet portalen. Et samtykke varer til det blir trukket.

Med Send samtykke får kontakten en e-post med lenke til portalen, der kontakten svarer selv. Lenken gjelder i sju dager, og har den gått ut, kan du sende en ny.

E-posten går på språket til kontakten, og er ikke språket satt, går den på norsk. Portalen er bare på norsk når kontakten har norsk som språk, så sjekk gjerne språket på kontakten før du sender.

Har kontakten samtykket på papir, i en samtale eller på et arrangement, kan du registrere det med Legg til samtykke. Trekker kontakten et samtykke, for eksempel på telefon, kan du fjerne det med Fjern samtykke.

Samtykket lagres i ditt navn, så skriv gjerne i et notat på kontakten hvor samtykket kom fra.

Hva som skjer med samtykkene når noen lager en ny kontakt, avhenger av hva dere har valgt i Samtykker ved opprettelse av kontakt i innstillingene for GDPR:

I portalen kan kontakten gi og trekke tilbake samtykker, se opplysningene dere har registrert, og be om å bli slettet. Alt kontakten gjør der, lagres i historikken på kontakten.

Endrer kontakten opplysningene sine, blir ikke kontakten oppdatert med en gang. GDPR-ansvarlig får en oppfølging, og kontakten endres først når den er godkjent. Hvilke opplysninger kontakten ser og kan endre i portalen, velger dere i innstillingene for GDPR. Les mer i Oppfølginger.

Ber kontakten om å bli slettet, får GDPR-ansvarlig en oppgave. Det kommer ingen e-post om oppgaven, og ingenting slettes av seg selv, så det er lurt at GDPR-ansvarlig følger med på oppgavene sine. Les mer i Oppgaver.

Har dere integrasjon mot nyhetsbrevløsningen deres, kan dere velge at bare kontakter som har samtykket til et bestemt behandlingsgrunnlag, synkroniseres dit. Trekker kontakten samtykket, blir kontakten fjernet fra listen, og melder kontakten seg av nyhetsbrevet, trekkes samtykket i Axos. Fra start synkroniseres ingen kontakter. Les mer i Campaign Monitor og Make.

E-post og SMS fra kontaktlisten går til kontaktene i listen, uansett samtykke. Skal utsendelsen bare gå til dem som har samtykket, kan du filtrere listen på Behandlingsgrunnlag før du sender. Les mer i E-post og SMS med kontakter.

Innstillingene for GDPR finner en administrator i GDPR i innstillingene for CRM. Alt settes per organisasjon.

Der velger dere hvem forespørslene sendes fra, og hvem som er GDPR-ansvarlig og får oppgavene og oppfølgingene fra portalen. Har dere ikke valgt noe annet, er avsenderen den som sender forespørselen, og organisasjonens leder er GDPR-ansvarlig. Svar på e-posten går til avsenderen. Dere kan også skrive en egen introduksjonstekst til portalen.

I Status samtykker ser du hvilke kontakter i organisasjonen som har samtykket og ikke, og du kan sende forespørsel til dem som mangler svar.

Gruppesamtykke krever tillegget Flere organisasjoner. Har dere flere organisasjoner i Axos, kan et behandlingsgrunnlag gjelde for alle organisasjonene, så kontakten bare trenger å svare én gang. Svarer kontakten i portalen, gjelder svaret for alle organisasjonene.

Registrerer du et gruppesamtykke selv, kan du velge om det skal gjelde alle organisasjonene eller bare din egen. Alle organisasjoner krever at du er administrator eller har CRM - administrer innstillinger. Bare administratorer kan lage gruppesamtykker.

Alle med rettigheten Kontakter ser samtykkene og historikken på kontaktene de har tilgang til. Med skrivetilgang kan de også registrere og fjerne samtykker og sende forespørsler. Innstillingene for GDPR og Status samtykker kan bare administratorer åpne.

Før et nyhetsbrev kan du se i Status samtykker hvem som ikke har svart, og sende dem en ny forespørsel i god tid.

Bytter kontakten jobb og flyttes med Flytt kontaktperson, blir bare de aktive samtykkene med. Historikken fra portalen blir liggende på den gamle kontakten, så det kan være lurt å sende en ny forespørsel fra den nye. Les mer i Kontakter.

Svar i et skjema blir ikke registrert som samtykke på kontakten. Har dere Skjema og innsendinger, og noen sier ja til samtykke i et skjema, kan du registrere samtykket på kontakten selv.

Søkeord: samtykke, samtykker, GDPR, personvern, behandlingsgrunnlag, samtykkeforespørsel, send samtykke, trekke samtykke, portal, kundeportal, gruppesamtykke, status samtykker, GDPR-ansvarlig, slette kontakt, nyhetsbrev, markedsføring, Campaign Monitor, Make