Utvalg er listene du finner i de fleste moduler i Axos. Du bestemmer selv hvilke kolonner og filtre listen skal ha, og kan lagre oppsettet som et utvalg du kan bruke igjen, alene eller sammen med kollegaene dine.

Det fungerer likt i alle moduler: du velger kolonner, filtrerer og lagrer resultatet som et utvalg.

Med den grønne plussknappen til høyre i overskriftsraden kan du huke av kolonnene du vil se. Egne felt dere har lagt til i modulen, ligger i gruppen Spesialfelter eller i kategorien sin, og hukes av på samme måte.

Tannhjulet på hver kolonne gir flere valg. Fjern kolonne tar kolonnen bort fra visningen uten å slette noe.

Klikker du på en kolonneoverskrift, sorteres listen etter den. Holder du inne Shift mens du klikker, sorterer du på flere kolonner, og den første bestemmer hovedrekkefølgen. Tallkolonner kan vise sum, gjennomsnitt og median nederst i listen.

Med Legg til filter kan du velge et felt og hvilke verdier du vil se, for eksempel kontakter i én kommune, firmaer i bestemte bransjer eller oppdrag med en bestemt status. Legger du til flere filtre, gjelder alle samtidig. Datofiltrene har ferdige perioder som «Denne måneden» og «Siste 30 dager», så listen holder seg oppdatert uten at du endrer datoene.

Når du endrer kolonner eller filtre, får tannhjulet Valg øverst til høyre et lite punkt. Vil du ta vare på endringene, åpner du det og velger Lagre som nytt utvalg med et navn, eller Lagre endringer hvis det er ditt eget utvalg. Nullstill tar deg tilbake til slik utvalget var.

Utvalgene ligger som faner over listen. Med plussknappen ved fanene (Nytt utvalg) kan du lage et utvalg fra bunnen og velge samtidig om det skal vises som tabell, kort eller kanban.

Tabell passer når du vil sammenligne mange rader. Kort gir et raskt overblikk og kan grupperes. Kanban viser oppføringene som kort i kolonner, for eksempel etter status. Kanban finnes blant annet i oppdrag, tilbud, ordre, prosjekter og muligheter, og i lister der dere har et spesialfelt med én verdi å velge mellom.

Når du flytter et kort i kanban, endrer du selve oppføringen. Sjekk derfor gjerne hva kolonnene er basert på (Kolonner basert på) før du drar. Kort og kanban viser opptil 2000 rader, så store lister kan du avgrense med filtre.

Utvalg du lager, er dine til du deler dem. Vil du dele et utvalg, velger du Del i Valg og gir tilgang til ansatte, avdelinger, team, kontorer eller hele organisasjoner. Den som får et utvalg delt med seg, kan fjerne det fra sin liste med Fjern meg fra utvalget.

Å dele et utvalg deler bare oppsettet. Hver kollega ser fortsatt bare radene de selv har tilgang til, så to personer kan få ulikt antall treff i samme utvalg. Endrer du et delt utvalg, endres det for alle som bruker det. Vil du prøve deg fram, kan du lage en kopi med Dupliser først.

En administrator kan gjøre et utvalg til standard for listen med Sett som standard. Da er det dette alle ansatte ser når de åpner listen. Mangler en liste viktige kolonner, er det ofte bedre å be administratoren endre standarden enn at alle lager sitt eget utvalg.

Eksporter finner du i Valg. Filen får kolonnene i samme rekkefølge som i listen, og bare radene som passer filtrene og søket ditt. Tilgangene i Axos følger ikke med filen, så den bør behandles etter rutinene deres.

Fra listene over firmaer, kontakter og ansatte kan du sende e-post til hele utvalget med Send e-post til utvalg. Fra kontakter og ansatte kan du også Sende SMS til utvalg. Meldingen går til alle radene som passer filtrene, også dem som ikke vises på skjermen, men søket i listen blir ikke tatt med.

E-posten sendes i ditt navn, og svar kommer til deg. Til kontakter sendes ren tekst, og du bekrefter at innholdet ikke er markedsføring. Axos tillater kun transaksjonelle e-poster. Markedsføring og nyhetsbrev må derfor sendes via en egen løsning (se eget avsnitt).

SMS sendes med organisasjonens avsendernavn eller ditt eget bekreftede mobilnummer.

Alt som sendes, blir arkivert på mottakerne og på deg, og du finner det igjen i søket.

Bruker dere Campaign Monitor, kan et lagret utvalg av firmaer eller kontakter synkroniseres til en liste der med Aktiver synkronisering for dette utvalget. Listen holdes oppdatert, og bare kontakter som har gitt samtykke, blir med. Standardutvalget kan ikke synkroniseres.

Bruker dere Make, synkroniseres kontaktene fra innstillingene for Make, ikke per utvalg.

Et utvalg er ikke en fast liste. Rader kommer og går når status, ansvarlig eller datoer endres, og det gjør utvalg til gode arbeidslister. Skal du sende noe til et utvalg, er det lurt å se over mottakerne rett før du sender.

Gir du utvalget et navn som sier hva det er til, for eksempel «Mine tilbud til oppfølging», er det lett å finne igjen blant fanene, også for kollegaene du deler det med.

Når du skal legge til ansatte, kontakter eller firmaer i et felt, for eksempel deltakere, kan du bruke Velg fra utvalg og hente alle fra et lagret utvalg på én gang.

Søkeord: liste, lister, visning, visninger, filter, filtre, kolonner, sortering, eksport, excel, del utvalg, standardutvalg, kanban, kort, e-post til utvalg, sms til utvalg, campaign monitor