I Prosjekter samler dere leveranser som går over tid. Et prosjekt hører til en kunde og samler deltakerne, milepælene og oppgavene, timene som føres, og økonomien i leveransen.

Et nytt prosjekt lager du med Nytt prosjekt i Prosjekter i Service, eller fra Opprett øverst. Prosjektet trenger et navn og et firma, og du kan velge en hovedkontakt hos firmaet. Deretter velger du ansvarlig, som er satt til deg, og eventuelt en frist.

Lager du prosjektet fra Prosjekter på et firma, er firmaet fylt inn, og lager du det fra en ansatt, blir den ansatte ansvarlig. Et nytt prosjekt får en første milepæl og en Kanban-tavle med kolonnene Ny, Pågår og Ferdig.

Har kunden sagt ja til et tilbud, kan du lage prosjektet med Konverter til prosjekt på tilbudet. Navnet, beskrivelsen, firmaet, kontakten, den ansvarlige og referansen blir med, og tilbudet kobles til prosjektet. Les mer i Fra mulighet til tilbud, prosjekt og ordre.

I Prosjektdeltakere på prosjektet legger du til de ansatte og kontaktene som er med. En ansatt som blir lagt til, får varsel om det. Den ansvarlige er alltid deltaker og kan byttes med Sett som ansvarlig, og en kontakt kan settes som hovedkontakt.

Med Send e-post til deltakere kan du sende en e-post til de deltakerne du velger. E-posten lagres på prosjektet og hos mottakerne. SMS til deltakerne krever rettigheten Sende SMS til prosjektdeltakere, som ingen har fra start.

I Detaljer på prosjektet står beskrivelsen og milepælene. Med Ny milepæl deler du leveransen i faser, med start- og sluttdato og et estimat i timer om dere fører timer. Oppgavene legger du i milepælene, og en oppgave uten milepæl havner i Ingen milepæl. Er det ført flere timer enn estimatet, blir timetallet oransje.

I Milepæler på prosjektet ser du milepælene på en tidslinje med uker og måneder. Der kan du dra en milepæl for å flytte den, dra i endene for å endre start eller slutt, og dra den opp eller ned for å endre rekkefølgen. Hver milepæl viser timene som er ført mot estimatet, hvor mye av oppgavene som er utført, og hvem som har dem. Milepæler uten datoer står i Uten dato.

Med Nytt oppdrag … i menyen på en milepæl lager du et oppdrag i milepælen, og med Koble til oppdrag … legger du inn et oppdrag som finnes fra før. Oppdragene ligger sammen med oppgavene og kan flyttes mellom milepælene. Les mer i Oppdrag.

I Oppgaver ser du oppgavene og oppdragene på en Kanban-tavle. Kolonnene kan du endre og legge til selv. Les mer i Oppgaver.

De ansatte kan føre timer på prosjektet og velge hvilken milepæl timene gjelder. I Timer på prosjektet ser du alle timene, og med Overfør til ordre … kan du ta dem med på en ordre. På et lukket prosjekt kan det ikke føres timer. Les mer i Timer.

I Økonomi ser du inntekter, kostnader, dekningsbidrag, dekningsgrad og effektiv timepris, og hvor mye som er fakturert, ligger i åpne ordre og er vunnet i tilbud. Tallene hentes fra ordrene og tilbudene som er koblet til prosjektet, og fra timene som er ført på det.

Har kunden egne priser på prosjektet, kan du legge dem inn i Priser på prosjektet. Les mer i Prislister.

Bruker dere PowerOffice, kan dere hente innkjøpene på prosjektet og fakturere dem videre til kunden. Først kobler du prosjektet til et prosjekt i PowerOffice med Velg prosjekt i Innkjøp på prosjektet, enten et som finnes der fra før, eller et nytt. Les mer i PowerOffice.

I Innkjøp ser du postene på kostnadskontoene som er ført på prosjektet i PowerOffice, med dato, bilag, leverandør og beløp. Velger du innkjøp og Overfør …, blir de ordrelinjer på en ny eller eksisterende ordre, med påslaget du velger. Er et innkjøp overført ved en feil, kan du føre det tilbake fra Overførte innkjøp på ordren.

I Økonomi teller innkjøpene som kostnad. Forecast regner også med innkjøpene som ikke er overført ennå, med standard påslag.

I sidemenyen på prosjektet finner du mulighetene, tilbudene, oppdragene, ordrene og kontraktene som er koblet til det, og sikre jobbanalyser om dere bruker dem. Lager du noe nytt derfra, fylles firmaet og prosjektet inn for deg. Les mer i Oppdrag og Sikre jobbanalyser.

Prosjektene vises også på firmaet de hører til, og på kontaktene og de ansatte som er deltakere.

Statusen viser hvor langt prosjektet har kommet, fra Registrert via Under arbeid til Lukket. Prosjekter som stopper, kan settes til Avbrutt eller På vent, og da skriver du hvorfor. Statusene kan tilpasses, så hos dere kan de hete noe annet. Les mer i Statusløp.

Lukket er statusen for et prosjekt som er ferdig levert. Bruker dere Kundetilfredshet, kan Lukket sende en undersøkelse til kontaktene som er deltakere. Les mer i Kundetilfredshet (NPS).

I Prosjekter finner du utvalgene Alle prosjekter og Mine aktive, som viser de aktive prosjektene du er deltaker i. Prosjektene kan også vises som kort etter ansvarlig eller på en tavle etter status. Les mer i Utvalg (lister og visninger).

Med Følg opp prosjekt lager du en oppfølging på prosjektet, og med Følg får du varsel når det endres. I Rapporter i Service viser Prosjekter hvor mange prosjekter som er aktive hver måned, og Tidslinje prosjekter viser prosjektene på en tidslinje, fra den første til den siste milepælen med datoer.

Alle har rettigheten Prosjekter fra start, med lese- og skrivetilgang. Skal bare noen se et prosjekt, kan du begrense det med Tilganger, også når du lager det. Oppgavene og milepælene får samme tilgang som prosjektet. Les mer i Tilganger.

Å legge til en deltaker gir ikke tilgang til et begrenset prosjekt, så den tilgangen må gis i Tilganger.

Standard påslag for innkjøp, spesialfeltene og statusløpet for prosjekter ligger i innstillingene for Service, i Prosjekter. Det krever Service - administrer innstillinger, og statusløpet kan bare en administrator endre. Les mer i Spesialfelter.

Økonomien blir riktig når ordrene og tilbudene er koblet til prosjektet og timene føres på det. Velger de ansatte milepæl når de fører timer, ser dere også hvordan hver milepæl ligger an mot estimatet. Med start- og sluttdato på milepælene får dere en tidslinje over hele leveransen.

En oppdatert status gjør Mine aktive og rapportene til å stole på. Kontaktene hos kunden er lurt å legge til som deltakere, så prosjektet vises på kontakten og de kan få e-post fra prosjektet.

Søkeord: prosjekt, prosjekter, leveranse, milepæl, milepæler, tidslinje, gantt, oppgaver, kanban, innkjøp, PowerOffice, påslag, deltakere, hovedkontakt, ansvarlig, frist, timer, økonomi, dekningsbidrag, lønnsomhet, konverter til prosjekt, service