Ordre samler leveranse, priser og fremdrift i én strukturert ordre – klar for oppfølging, dokumentasjon og senere fakturering.
Hva brukes Ordre til?
Ordremodulen brukes når et salg er bekreftet og skal følges opp videre.
Typiske bruksområder:
registrere bekreftede leveranser
samle produkter og ordrelinjer
følge status fra arbeid til fakturering og betaling
laste ned ordrebekreftelse
forberede grunnlag for økonomisystem
Opprett ny ordre
En ordre kan opprettes på to måter i Axos:
1. Opprett ny ordre manuelt
Klikk Ny ordre og legg inn grunnleggende informasjon:
Kunde
Tittel
Vår kontakt
2. Konverter fra tilbud
En ordre kan også opprettes direkte ved å konvertere et tilbud. Da overføres relevant informasjon automatisk, inkludert:
kunde
produkter og ordrelinjer
priser og summer
Dette sikrer en sømløs overgang fra salg til leveranse, uten dobbeltarbeid.
Når ordren er opprettet kan du:
legge til eller justere ordrelinjer
gruppere ordrelinjer ved behov
følge totalsum og detaljer per linje
Statusløp og kommentarer
Ordre har et eget statusløp som viser hvor langt ordren har kommet, for eksempel:
Under arbeid
Klar til fakturering
Purret
Betalt
Status kan endres fortløpende og gir alle involverte en felles forståelse av fremdrift.
Alle endringer og kommentarer vises i aktivitetsloggen på ordren.
Ordrebekreftelse
For hver ordre kan du laste ned en ordrebekreftelse (PDF).
Brukes som dokumentasjon mot kunde
Brukes som grunnlag for å fakturere manuelt fra deres økonomisystem
Inneholder ordrelinjer, summer og betalingsinformasjon
Finn igjen informasjonen
En viktig del av Ordre-modulen, og Axos som helhet, er at samme data kan nås fra flere steder. Alle ordre du registrerer er automatisk tilgjengelige:
under Ordre – via lister, søk, filtre og kolonner
under Firma – viser alle ordre knyttet til kunden
under Kontakt – gir oversikt over ordre relatert til kontaktpersonen
under Ansatt – viser alle ordre den ansatte er ansvarlig for
under Prosjekt (dersom koblet) – samler ordre i leveransen
Dette gir fleksibilitet i arbeidshverdagen, enten du starter i økonomi, på kunden eller hos ansvarlig medarbeider. Resultatet er full oversikt over ordre på tvers av kunder, ansatte og leveranser.
Oppgaver, påminnelser og varsler
Bruk Oppgaver for intern oppfølging av ordren
Legg til Påminnelser for viktige frister
Følg ordren for å få varsler når noe endres
Varsler vises i bjella og sikrer at ingenting blir glemt
Filer og relasjoner
Filer
Last opp dokumentasjon eller vedlegg
Alt lagres direkte på ordren
Relasjoner
Koble ordren til tilbud, prosjekter eller andre oppføringer
Gir full kontekst og sammenheng i Axos
Innstillinger og administrasjon
Ordre administreres under Innstillinger, hvor administrator eller den som er gitt tilgang kan:
definere statusløp
sette standard betalingsbetingelser
velge standard fakturametode
legge til spesialfelter ved behov
Integrasjon med økonomisystemer (kommer)
Vi jobber med integrasjoner mot utvalgte økonomisystemer. Når disse er på plass vil det blant annet bli mulig å:
fakturere ordre automatisk
følge status på betaling
mappe betalingsbetingelser mot økonomisystem
synkronisere produkter, kunder og ansatte automatisk
Dette vil gi en sømløs flyt fra ordre til regnskap.
Beste praksis
Bruk ordre når salget er bekreftet
Koble ordre til prosjekt der det er relevant
Last opp og samle all dokumentasjon på ordren
Ordre gir dere kontroll, struktur og forutsigbarhet i leveranse og økonomi, og danner broen mellom salg og fakturering i Axos.