Kontrakter gir struktur og kontroll på gjentagende inntekter – med faste leveranser, kontraktslinjer og automatisk eller manuell opprettelse av ordre over tid.
🔧 Merk: Modulen er under utvikling. Noe av funksjonaliteten som beskrives kan derfor være helt eller delvis utilgjengelig ennå.
Hva brukes Kontrakter til?
Kontrakter brukes når dere har gjentagende leveranser eller inntekter, for eksempel abonnementer, serviceavtaler eller faste tjenester.
Modulen bygger i stor grad på samme prinsipper som Ordre, men med:
gjentagende perioder
styring av når nye ordre skal opprettes
langsiktig oversikt over aktive kundeforhold
Opprett ny kontrakt
Klikk Ny kontrakt og legg inn grunnleggende informasjon:
Tittel
Kunde
Vår kontakt
Når kontrakten er opprettet kan du:
legge til kontraktslinjer (på samme måte som ordrelinjer)
definere betingelser og intervall
styre hvordan og når kontrakten skal generere ordre
Kontraktslinjer
Kontraktslinjer fungerer på samme måte som ordrelinjer og brukes til å definere hva som faktureres:
produkter og tjenester
antall, pris og rabatter
grupperte linjer ved behov
Disse linjene danner grunnlaget for ordre som opprettes fra kontrakten.
Periode og intervall
Følgende felter styrer hvordan kontrakten løper over tid:
Første ordre – dato for første fakturaperiode
Neste ordre – når neste ordre skal opprettes (oppdateres automatisk)
Intervall – f.eks. månedlig, kvartalsvis
Forhåndsbetalt – angir om perioden faktureres på forskudd
Disse verdiene bestemmer hvilke perioder kontrakten dekker og hvordan ordre genereres og hva som står på den.
Statusløp og kommentarer
Kontrakter har sitt eget statusløp, for eksempel:
Aktiv
På vent
Avsluttet
Status gir rask oversikt over kontraktens livssyklus. Alle endringer og kommentarer loggføres i aktivitetslisten på kontrakten.
Fra kontrakt til ordre
Kontrakter kan konverteres til ordre på to måter:
Automatisk – ordre opprettes basert på intervall og regler
Manuelt – ordre opprettes fra definerte lister
Hvordan dette håndteres bestemmes av oppsettet i Innstillinger.
Finn igjen informasjonen
En viktig del av Kontrakter, og Axos som helhet, er at samme data er tilgjengelig flere steder. Alle kontrakter du registrerer kan finnes igjen:
under Kontrakter – via lister, søk og filtre
under Firma – viser alle kontrakter knyttet til kunden
under Kontakt – gir kontekst rundt avtaler med kontaktpersonen
under Ansatt – viser kontrakter den ansatte er ansvarlig for
via Ordre – som er generert fra kontrakten
Dette gir full oversikt over løpende kundeforhold, både operativt og økonomisk.
Oppgaver, påminnelser og varsler
Bruk Oppgaver for intern oppfølging av kontrakten
Sett Påminnelser for viktige milepæler
Følg kontrakten for å få varsler ved endringer
Varsler vises i bjella og sikrer kontinuitet over tid
Filer og relasjoner
Filer
Last opp avtaler, vilkår og dokumentasjon
Alt lagres direkte på kontrakten
Relasjoner
Koble kontrakten til ordre, prosjekter eller andre oppføringer
Gir full historikk og sammenheng i Axos
Innstillinger og administrasjon
Kontrakter administreres under Innstillinger, hvor administrator kan:
definere statusløp
legge til spesialfelter
styre hvordan kontrakter konverteres til ordre
sette standard oppførsel for gjentagende fakturering
Beste praksis
Bruk kontrakter for alle gjentagende inntekter
Hold status og perioder oppdatert
Bruk kontraktslinjer konsekvent
Følg kontrakter som er forretningskritiske
Koble kontrakter til ordre og prosjekter for full oversikt
Kontrakter gir dere forutsigbarhet, struktur og kontroll på gjentagende inntekter – og er et sentralt bindeledd mellom kundeavtaler og løpende fakturering i Axos.