I Kontrakter kan dere samle avtalene som faktureres jevnlig til kundene, for eksempel abonnementer, serviceavtaler og faste tjenester. Kontrakten har linjene og perioden, og Axos lager en ordre for hver periode, av seg selv eller når dere gir beskjed.
Lag en kontrakt
En ny kontrakt lager du med Ny kontrakt i Kontrakter i Finans, eller fra Opprett øverst. Kontrakten trenger en tittel og et firma, og Vår ref. er satt til deg. Adressen, betalingsbetingelsene og Kopi til hentes fra firmaet.
Lager du kontrakten fra Kontrakter på en ansatt eller et prosjekt, er den ansatte eller prosjektet fylt inn. En ordre kan også gjøres om til en kontrakt med Konverter til kontrakt i menyen på ordren. Da blir linjene med.
Kontraktslinjer
I Kontraktslinjer legger du inn det som skal faktureres hver periode, gjerne delt i grupper. Velger du et produkt, hentes standardprisen, kostprisen og beskrivelsen fra produktet. Bruk MVA velger du for hele kontrakten i menyen på en gruppe. Les mer i Produkter.
⚠️ Pass på: Prislistene og spesialprisene brukes ikke på kontraktslinjer du legger inn selv. Har kunden en avtalt pris, skriver du den inn på linjen.
Har dere slått på engangslinjer, finner du Engangslinjer på kontrakten. Det du legger der, for eksempel en etablering, blir bare med på neste ordre. Timer kan også da overføres til kontrakten og havner der. I historikken ser du hvilken ordre linjene ble med på.
I Vilkår kan du skrive inn kontraktslengde, oppsigelsestid, forlengelse og servicenivå. Det er til informasjon, og Axos bruker det ikke til å forlenge eller avslutte kontrakten.
Sett kontrakten i gang
En ny kontrakt står som Under arbeid. Med Sett som aktiv … velger du intervallet, månedlig, kvartalsvis, halvårlig eller årlig, når den første perioden starter, og eventuelt en sluttdato.
Der velger du også om ordrene skal lages automatisk eller manuelt, og når: samme dag som perioden starter, en fast dag i måneden eller et antall dager før eller etter periodestart. En forhåndsvisning viser de neste ordrene. Etter den første ordren kan ikke intervallet endres, men perioden kan du endre med Endre periode ….
Fra kontrakt til ordre
Med automatisk konvertering lager Axos ordren når datoen i Neste ordre er nådd, og ordren blir satt til Klar til fakturering. Neste ordre flyttes til neste periode, og i Neste fire ordre på kontrakten ser du hva som venter.
Med manuell konvertering havner kontrakten i Kontrakter til konvertering i Behandle i Finans. Der kan du velge flere kontrakter og gjøre dem om til ordre samtidig, eller åpne én og velge Konverter til ordre.
Ordren får tittelen med perioden, linjene, firmaet, referansene og prosjektet fra kontrakten. Starter neste periode etter sluttdatoen, settes kontrakten til Avsluttet. Les mer i Ordre.
Status
En kontrakt er Under arbeid, Aktiv, På vent eller Avsluttet, og statusen endrer du med knappene øverst. Bare aktive kontrakter blir til ordre og teller med i rapporten.
Oversikt og rapporter
I Kontrakter finner du utvalgene Alle kontrakter og Mine kontrakter, med blant annet intervall, MRR og neste ordre. Kontraktene vises også på firmaet, kontaktene, den ansatte som er Vår ref., og prosjektet, og på ordren ser du hvilken kontrakt den kom fra. Les mer i Utvalg (lister og visninger).
I Rapporter i Finans viser Kontrakter de faste inntektene per måned (MRR), endringen fra samme tid i fjor, antallet aktive kontrakter og fordelingen per produkt.
Hvem ser hva
Rettigheten Kontrakter har ingen fra start, bare administratorer. For å gjøre kontrakter om til ordre og endre hvordan ordrene lages, trengs også Kontrakter - kan overføre til ordre, og rapporten krever Finans rapporter. Les mer i Tilganger.
En kontrakt kan begrenses med Tilganger, også når du lager den.
Innstillinger for kontrakter
Innstillingene for kontrakter ligger i innstillingene for Finans, i Kontrakter, og krever Finans - administrer innstillinger. Der velger en administrator om nye kontrakter skal ha automatisk konvertering, om perioden skal vises som måneder eller datoer, og om engangslinjer skal brukes. Der ligger også spesialfeltene og statusløpet.
Kom i gang med Kontrakter
Velg om nye kontrakter skal lage ordre automatisk eller manuelt, i Kontrakter i innstillingene for Finans. Der velger dere også om dere vil bruke engangslinjer.
Gi dem som skal jobbe med kontrakter, rettighetene Kontrakter og Kontrakter - kan overføre til ordre i Rettigheter. Ingen har dem fra start.
Lag kontrakten med firmaet og linjene i Kontrakter i Finans.
Sett den i gang med Sett som aktiv, og velg intervallet og om ordrene skal lages automatisk eller manuelt.
Kontrakter med manuell konvertering gjør dere om til ordre i Kontrakter til konvertering i Behandle i Finans.
Kontrakter i hverdagen
Automatisk konvertering passer for kontrakter som faktureres likt hver gang. Endres linjene ofte, gir manuell konvertering en sjanse til å se over ordren før den lages. Da er det lurt at noen har en fast rutine for å se i Kontrakter til konvertering.
💡 Tips: En sluttdato på tidsbegrensede avtaler gjør at kontrakten avsluttes av seg selv etter siste periode.
Vanlige spørsmål
Kan jeg lage en kontrakt fra et tilbud?
Kan jeg lage en kontrakt fra et tilbud?
Ikke direkte. Gjør tilbudet om til en ordre, og ordren om til en kontrakt med Konverter til kontrakt.
Hvorfor kan jeg ikke endre intervallet?
Hvorfor kan jeg ikke endre intervallet?
Intervallet låses etter den første ordren.
Hvorfor ble det ikke laget en ordre?
Hvorfor ble det ikke laget en ordre?
Kontrakten må være aktiv, datoen i Neste ordre må være nådd, og sluttdatoen kan ikke være passert. Med manuell konvertering ligger den i Kontrakter til konvertering.
Avsluttes kontrakten når oppsigelsestiden er ute?
Avsluttes kontrakten når oppsigelsestiden er ute?
Nei. Oppsigelsestiden er bare til informasjon. Kontrakten avsluttes når du velger Avslutt, eller av seg selv etter siste periode før sluttdatoen.
Søkeord: kontrakt, kontrakter, kundekontrakt, abonnement, serviceavtale, fast fakturering, gjentakende fakturering, intervall, periode, MRR, ARR, engangslinjer, konverter til ordre, kontrakter til konvertering