Som regel ser alle som har tilgang til et område i Axos, alle oppføringene der. Med Tilganger kan du begrense en enkelt oppføring, for eksempel en kontrakt eller et avvik, til bestemte personer eller grupper.

Axos skiller mellom to ting. Rettigheter bestemmer hva du kan gjøre i et område, for eksempel om du kan se eller endre tilbud, og dem setter administratoren for hele bedriften. Tilganger bestemmer hvem som ser en bestemt oppføring.

Tilganger gir ingen nye rettigheter. Får en kollega tilgang til et tilbud, men bare kan lese tilbud, ser hen tilbudet uten å kunne endre det.

En oppføring begrenser du med Tilganger øverst på oppføringen. I Administrer tilganger velger du Begrenset i stedet for Standard, og så søker du opp ansatte, avdelinger, kontorer, team eller organisasjoner i Gi tilgang og legger dem til.

Du blir lagt til selv, og du kan ikke fjerne deg selv eller administratorene. Endringene lagres med en gang, og når oppføringen er begrenset, står det Begrenset på knappen øverst.

Du kan også begrense noe allerede når du oppretter det, med Sett tilganger i skjemaet. For å endre tilgangene må du kunne endre i området og selv ha tilgang til oppføringen.

Velger du Standard igjen, kan alle med tilgang til området se oppføringen, og valgene dine fjernes. Axos ber deg bekrefte før det skjer.

De som ikke har tilgang, ser ikke oppføringen i lister eller søk, og de får ikke åpnet den via lenker. Filer og oppgaver på oppføringen følger samme tilgang, og relasjoner til den er skjult. Følger noen oppføringen og mister tilgangen, slutter de å følge den.

Noen oppføringer er begrenset fra start fordi innholdet er personlig. Medarbeidersamtaler ser bare de to som har samtalen, og de som har rettigheten Ansatte - tilgang til alle samtaler. Oppgaver som ikke hører til en oppføring, ser bare den som opprettet dem og de som er tildelt. Avvik som er merket som sensitive, ser bare de som er involvert: den som opprettet eller meldte inn avviket, den ansvarlige og den som godkjenner.

Opplysninger om ansatte styres av rettighetene i HR, ikke av tilganger på hver enkelt ansatt.

Rettighetene finner administratoren på siden Rettigheter i innstillingene. Der slår du på Lese og Skrive for hvert område, for alle brukere eller for en organisasjon, avdeling, kontor, team eller ansatt. Oversikt per rettighet viser hvem som har hva.

Endringer i tilganger vises ikke i historikken på oppføringen, bare i Logg for administratorer.

De fleste oppføringer kan gjerne stå på Standard. Axos fungerer best når kollegaene ser det de trenger uten å måtte spørre.

Det er lurt å begrense det som er personlig eller sensitivt, for eksempel en avtale med lønnsvilkår, et avvik som gjelder en bestemt person, eller et tilbud som ikke skal ut i organisasjonen ennå.

Søkeord: tilgang, tilganger, begrenset, begrens, skjul, privat, synlighet, deling, rettigheter, lesetilgang, skrivetilgang, administrer tilganger, standard tilgang, sensitiv