Finans samler det som skal faktureres og følges opp: ordre, kontrakter og prislister, og rapportene som viser hva som er fakturert og hva kundene skylder. Er regnskapssystemet koblet til, sendes fakturaene derfra, og betalingene hentes tilbake.
Dette finner du i Finans-menyen
Ordre: det som skal faktureres, fra ordren lages til den er betalt.
Kontrakter: avtaler som faktureres jevnlig, med ordre for hver periode.
Prislister: avtalte priser for firmaer, prosjekter og ansatte.
I Behandle ligger det som venter: timer som skal overføres til ordre, ordre til fakturering, kontrakter til konvertering, faktura og tilbud til fordeling og soft-purringer. I Rapporter finner du Fakturert, Kontrakter og Kundefordringer. Les mer i Rapporter i Finans.
Hvordan delene henger sammen
En ordre kan komme fra et vunnet tilbud, fra timer som er ført, fra innkjøp på et prosjekt eller fra en kontrakt for hver periode. Prisene hentes fra produktene og prislistene. Les mer i Salg – oversikt.
Ordren sendes som faktura fra regnskapssystemet, og statusen følger fakturaen til den er betalt. Blir den forfalt, kan kunden få en soft-purring. Les mer i Soft-purringer.
Ordrene og timene som er koblet til et prosjekt, gir økonomien i prosjektet, og verdien av fakturerte ordre og vunne tilbud kan fordeles på de ansatte. Les mer i Service – oversikt og Fordeling på ansatte.
Regnskapssystemet
Med en integrasjon mot regnskapssystemet holder Axos firmaene, kontaktene, produktene og de ansatte oppdatert der. Ordrene overføres til regnskapssystemet og sendes som faktura derfra. Fakturanummeret, forfallsdatoen og betalingene hentes tilbake, så alle ser statusen på ordren i Axos. Hver organisasjon kan bruke ett regnskapssystem. Les mer i Integrasjoner.
Uten regnskapssystem fakturerer dere der dere pleier, og setter ordren som fakturert og betalt i Axos.
Tilgang
Alle har rettighetene Ordre og Prislister fra start. Kontrakter, Finans rapporter, godkjenning og kreditering av ordre, fordeling, soft-purringer og innstillingene har ingen fra start, bare administratorer. En administrator gir dem til de ansatte som trenger dem. Les mer i Tilganger.
Kom i gang med Finans
Innstillingene for Finans finner du med knappen for innstillinger øverst i Finans-menyen. Det er lurt å starte med betalingsbetingelsene, standard fakturametode og om ordre skal ha MVA, og å koble til regnskapssystemet.
Skal timer faktureres, slås fakturerbar tid på i innstillingene for HR, i Timer. Les mer i Timer.
💡 Tips: Faktura-e-post og betalingsbetingelse på firmaene sparer arbeid på hver ordre, fordi de hentes inn av seg selv.
Finans i hverdagen
I Behandle ser du med tallene i menyen hva som venter: timer, ordre og kontrakter. En fast runde der, for eksempel hver uke, gjør at ingenting blir liggende ufakturert.
Vanlige spørsmål
Må vi ha et regnskapssystem koblet til?
Må vi ha et regnskapssystem koblet til?
Nei. Uten regnskapssystem setter dere ordren som fakturert og betalt i Axos.
Hvor finner jeg innstillingene for Finans?
Hvor finner jeg innstillingene for Finans?
Med knappen for innstillinger øverst i Finans-menyen. Det krever Finans - administrer innstillinger.
Søkeord: finans, økonomi, ordre, faktura, fakturering, kontrakter, prislister, regnskap, PowerOffice, Tripletex, kundefordringer, soft-purring, rapporter