Med soft-purringer får kunden en vennlig påminnelse på SMS eller e-post når en faktura har forfalt. Axos sender påminnelsen av seg selv, én gang per faktura, og alt som sendes, logges på ordren.
Slik fungerer det
På dagene og klokkeslettet dere har valgt, ser Axos etter fakturaer som har forfalt et visst antall dager, fem dager hvis dere ikke velger noe annet. Ordren må ha statusen Forfalt, og røde og halve dager hoppes over.
Hver faktura får bare én soft-purring. Kommer fakturaen fra regnskapssystemet, legges den ved e-posten. Det legges ikke til noe gebyr. Les mer i Ordre.
Hvem som får påminnelsen
Påminnelsen går ikke av seg selv til fakturamottakeren. På firmaet, i Økonomi, velger du Mottaker av soft-purringer, en kontakt hos firmaet, eller en spesifikk e-postadresse. Firmaer som ikke skal få soft-purringer, kan du merke med Unntatt soft-purringer. Les mer i Firmaer.
Om påminnelsen går på SMS eller e-post, avhenger av rekkefølgen dere har valgt, og om mottakeren har mobilnummer og e-postadresse. Med en spesifikk e-postadresse går den alltid på e-post.
⚠️ Pass på: Har firmaet ingen mottaker, sendes ingen påminnelse, og fakturaen havner i Ikke sendt. Det er derfor lurt å sette mottakeren på firmaene før dere slår på soft-purringer.
Følg med på utsendelsene
I Soft-purringer i Behandle i Finans ser du fakturaene som er klare til utsending, og når neste utsendelse skjer. I Utsendte ser du hva som er sendt, og i Ikke sendt hvorfor en påminnelse ikke gikk, for eksempel fordi mottakeren mangler. Klikker du på en faktura, åpnes ordren.
På ordren står det i historikken at Axos har sendt en soft-purring, og SMS-en eller e-posten lagres på ordren og hos kontakten.
Innstillinger for soft-purringer
Soft-purringer settes opp for hver organisasjon i innstillingene for Finans, i Soft-purringer. Det krever Finans - administrer innstillinger. Der slår dere dem på og velger hvor mange dager etter forfall de skal sendes, hvilke ukedager, klokkeslettet, rekkefølgen på SMS og e-post, og hvem e-posten skal komme fra.
I Purretekster skriver dere selve meldingen og emnet i e-posten. Der kan dere bruke flettefelt som {{invoiceNo}}, {{dueDate}} og {{remainingAmount}}. Axos legger til en hilsen med navnet og e-postadressen til organisasjonen.
I Forhåndsvarsel kan dere få e-post noen timer før utsendelsen, og i Rapport e-post etterpå.
💡 Tips: Med {{remainingAmount}} i meldingen får kunder som har betalt deler av fakturaen, riktig beløp, mens {{totalSum}} viser hele fakturabeløpet.
Hvem ser hva
Rettigheten Soft-purringer har ingen fra start, bare administratorer. Den gir tilgang til listen over utsendelser. Les mer i Tilganger.
Kom i gang med soft-purringer
Koble til regnskapssystemet i Integrasjoner, så Axos vet hvilke fakturaer som er betalt.
Velg hvem som skal få påminnelsen, i Økonomi på firmaene i Firmaer. Uten mottaker blir ingenting sendt.
Slå på soft-purringer for organisasjonen, og velg dager, klokkeslett og kanal, i Soft-purringer i innstillingene for Finans. Vil dere ha e-post før og etter utsendelsen, kan dere slå på Forhåndsvarsel og Rapport på samme side.
Skriv meldingen i Purretekster på samme side.
Følg med på utsendelsene i Soft-purringer i Behandle i Finans.
Soft-purringer i hverdagen
En vennlig påminnelse noen dager etter forfall får ofte betalt fakturaen uten at dere må ringe. Forhåndsvarselet gir dere tid til å se over listen og unnta kunder dere allerede har snakket med.
Vanlige spørsmål
Kan en faktura få flere soft-purringer?
Kan en faktura få flere soft-purringer?
Nei. Hver faktura får bare én.
Legges det til gebyr?
Legges det til gebyr?
Nei. Soft-purringen er bare en påminnelse.
Hvorfor ble ikke påminnelsen sendt?
Hvorfor ble ikke påminnelsen sendt?
Årsaken står i Ikke sendt. Som oftest mangler firmaet en mottaker, kontakten er inaktiv, eller mottakeren mangler mobilnummer og e-postadresse.
Er dette det samme som purringene fra PowerOffice?
Er dette det samme som purringene fra PowerOffice?
Nei. Soft-purringen sendes fra Axos før den ordinære purringen, og påminnelser og inkassovarsler fra PowerOffice vises for seg i historikken på ordren.
Søkeord: soft-purring, soft-purringer, purring, påminnelse om betaling, forfalt faktura, betalingspåminnelse, utestående, SMS, e-post, inkasso, kundefordringer