For at kollegaene dine skal kunne bruke Axos, legger du dem inn som ansatte og sender dem en invitasjon. Det gjør en administrator eller en som har rettigheten Ansatte - full tilgang. Legger du inn leder, avdeling og ansettelsesperiode med en gang, er alt på plass når kollegaen logger inn første gang.
Legg inn en ny ansatt
En ny ansatt legger du inn med Ny ansatt i Ansatte i HR, eller fra Opprett øverst i Axos. Lederen er satt til deg fra start. Skal den ansatte ha en annen leder, kan du bytte den.
Er du administrator, velger du også rolle:
Vanlig ansatt kan logge inn og får standard tilgang til Axos.
Administrator har full tilgang til alt i Axos.
Ansatt uten tilgang står i Axos, men kan ikke logge inn.
Står Send invitasjon på e-post på, får den ansatte invitasjonen med en gang du velger Opprett.
⚠️ Pass på: Rollen Administrator bør bare gis til noen få. Administratorer kan se og endre nesten alt i Axos.
Send invitasjonen senere
Sendte du ikke invitasjonen med en gang, står det øverst på siden til den ansatte at invitasjonen mangler. Der kan du sende den med Send invitasjon.
Invitasjonen kommer på e-post med emnet «Invitasjon til Axos», og i den står det at lederen til den ansatte har invitert dem. Lenken gjelder i sju dager. Har den gått ut, eller finner ikke kollegaen e-posten, velger du Send invitasjon på ny.
Til kollegaen har logget inn første gang, står det «Ikke logget på ennå» øverst på siden til den ansatte. Etterpå ser du der når den ansatte sist var aktiv. Les mer om innloggingen i Innlogging og sikkerhet.
Mange ansatte på en gang
Skal du legge inn mange, kan du velge pilen ved Ny ansatt og Importer fra Excel, og laste opp en Excel- eller CSV-fil med fornavn, etternavn og e-post. E-postadresser som allerede finnes, hoppes over.
Har dere et aktivt abonnement, legges de importerte inn uten innlogging. Tilgang gir du hver av dem etterpå ved å endre rolle i Innstillinger på den ansatte og sende invitasjonen.
Gjør oppsettet komplett
En ansettelsesperiode legger du inn med Ny ansettelsesperiode, med startdato, stilling og stillingsprosent. Den viser stillingen og når den ansatte begynte, og brukes blant annet i rapportene i HR.
I fanen Tilhørighet på den ansatte setter du avdeling, leder, kontorer og team. Lederen brukes blant annet når fravær skal godkjennes og i medarbeidersamtaler, og en leder trenger ikke være administrator.
Hva den ansatte får se og gjøre i hvert område, styres av rettighetene. Les mer i Tilganger og Ansatt oversikt.
Inviter inn kollegaer i hverdagen
Det er lurt å legge inn nye ansatte noen dager før de begynner, så ligger invitasjonen klar første arbeidsdag. Lenken gjelder i sju dager, så den bør ikke sendes mye tidligere.
Har dere minst to administratorer, står dere ikke fast når én er borte.
💡 Tips: Rollen Ansatt uten tilgang passer for dem som skal stå i Axos, for eksempel i organisasjonskartet, men ikke trenger å logge inn.
Vanlige spørsmål
Kollegaen har ikke fått invitasjonen. Hva gjør jeg?
Kollegaen har ikke fått invitasjonen. Hva gjør jeg?
Det er lurt å sjekke at e-postadressen er riktig, og be kollegaen se i søppelposten. Deretter kan du velge Send invitasjon på ny.
Kan jeg endre e-postadressen etter at invitasjonen er sendt?
Kan jeg endre e-postadressen etter at invitasjonen er sendt?
Ja, så lenge kollegaen ikke har logget inn. Etterpå sender du invitasjonen på ny. Den gamle lenken slutter da å virke.
Kan samme person være ansatt hos flere Axos-kunder?
Kan samme person være ansatt hos flere Axos-kunder?
Ja, med samme e-postadresse.
Koster det noe å invitere en kollega?
Koster det noe å invitere en kollega?
Det er ansatte som kan logge inn, som teller i abonnementet, ikke selve invitasjonen. Ansatte med rollen Ansatt uten tilgang teller ikke.
Hvorfor ser jeg ikke Rolle?
Hvorfor ser jeg ikke Rolle?
Bare administratorer kan velge og endre rolle.
Søkeord: inviter, invitasjon, ny ansatt, ny bruker, legg til bruker, send invitasjon, send invitasjon på ny, rolle, administrator, vanlig ansatt, ansatt uten tilgang, importer ansatte, excel, onboarding