For at kollegaene dine skal kunne bruke Axos, må de registreres som ansatte og inviteres inn. Dette gjøres av en Administrator og består av noen enkle steg.

Steg 1: Registrer ansatte

Gå til HR → Ansatte
Klikk Ny ansatt
Fyll inn:
- Fornavn og etternavn
- Initialer
- E-postadresse
Klikk Opprett

Kollegaen er nå registrert i Axos, men har ennå ikke tilgang til å logge inn.

Steg 2: Gi tilgang

Under Tilhørighet i detaljbildet på den ansatte gir du tilgang til å logge inn.

Ja → Personen kan inviteres og få tilgang til Axos
Nei → Personen registreres kun som ansatt (ingen innlogging)

👉 Må være satt til Ja for å kunne sende invitasjon.

Steg 3: Send invitasjon

Når Kan logge inn = Ja, kan du invitere kollegaen inn i Axos.

Gå til ansattens detaljside
Klikk Send invitasjon øverst i bildet
Invitasjonen sendes på e-post

Kollegaen din får en lenke for å opprette passord og logge inn.

Valgfritt, men viktig

Riktig og mest mulig komplett oppsett fra start gir bedre oversikt, tydelige roller – og litt mindre jobb senere. Vi anbefaler derfor at du også registrerer følgende informasjon.

Ansettelse

For at den ansatte skal få riktig historikk og tilknytning, bør du legge inn minst én ansettelsesperiode.

I detaljbildet på den ansatte, gå til Organisasjon → Ansettelse
Klikk Ny ansettelsesperiode
Fyll inn:
- Periode (fra / til)
- Stilling
- Ansettelsestype (f.eks. heltid, deltid, timebasert)
- Stillingsprosent
Legg inn betingelser som:
- Lønnstype
- Lønn (valgfritt)
Klikk Opprett

💡 Tips: Du kan legge inn flere ansettelsesperioder, for eksempel ved rolleendringer slik at den ansatte ser sin "stige" i bedriften. Noen velger også å legge inn en ny ansettelsesperiode ved hver lønnsjustering for å ha historikken lett tilgjengelig. Det er kun den ansatte og ledere som ser denne informasjonen.

Avdeling og leder

Under Tilhørighet i detaljbildet på den ansatte bestemmer du hvordan den ansatte hører hjemme i organisasjonen.

Her bør du være spesielt bevisst på:

Avdeling

Angir hvilken del av organisasjonen den ansatte tilhører
Brukes i HR, rapportering og struktur

Ansattes leder

Brukes til:
- fraværsflyt
- medarbeidersamtaler
- personaloppfølging

Administrator

Full tilgang til hele systemet
Kan administrere brukere, struktur og innstillinger

⚠️ Anbefales kun til et fåtall betrodde personer.

Leder for ansatte

Gir tilgang til lederfunksjoner i HR
Typiske rettigheter:
- Godkjenne fravær
- Følge opp ansatte
- Skrive medarbeidersamtaler

💡 En ansatt kan være leder uten å være administrator.

Kontor (lokasjon)

Hvis dere bruker kontorer i Axos, kan den ansatte knyttes til ett eller flere kontorer.

Gå til fanen Kontorer
Klikk Legg til kontor
Velg riktig kontor

Dette brukes blant annet til:

oversikt
filtrering
struktur i større organisasjoner

Team

Team brukes for samarbeid, struktur og ledelse på tvers av avdelinger.

Gå til fanen Team
Klikk Legg til team
Velg ett eller flere team

💡 Team er nyttig for ledergrupper, prosjektteam eller fagmiljøer på tvers av avdelinger og lokasjoner.

Hva skjer etter invitasjonen?

Status vises som Ikke logget på ennå frem til første innlogging
Tilganger styres av valgene du har gjort

I tillegg kan du styre ytterligere tilganger ved å gå til Innstillinger → Avanserte innstillinger

Her kan du:

Vise eller skjule menypunkter per modul slik at brukerne kun ser det som er relevant
Styre modul-tilganger (HR, CRM, Salg, Service, Finans, Kvalitet m.fl.)
Gi tilgang til spesifikke funksjoner, som:
- publisering av nyheter
- administrering av moduler
- sending av SMS til ansatte og kontakter

💡 Tips: En ryddig meny og riktige tilganger gir mindre støy, bedre oversikt og en enklere arbeidshverdag for alle.