I Kompetanse registrerer dere hva de ansatte kan, hvilke sertifikater og kurs de har, og hvilken utdanning de har tatt. Med kravsett kan dere bestemme hva som kreves, og Axos viser hvor godt kravene er oppfylt for hver ansatt, hver organisasjon og hele konsernet.

Kompetansen registrerer du i Kompetanse i Personlig på den ansatte. Der er det egne faner for kompetanse, sertifikater og kurs, og utdanning.

Hver kompetanse registreres én gang per ansatt med Ny kompetanse. Når den ansatte blir bedre, endrer du nivået på den som står der.

Registrerer du et sertifikat med Nytt sertifikat/kurs, fyller du inn utløpsdatoen hvis det går ut. Krysser du av for Varsle leder, får lederen en oppfølging et antall dager på forhånd, 7 fra start. Har den ansatte ingen leder, går oppfølgingen til den ansatte. Beviset kan du legge ved som fil.

Et sertifikat teller som gyldig helt til det har gått ut, også når det står som Utløper snart.

Kompetanse og sertifikater registrerer du med Ansatte - full tilgang eller Ansatte – kompetanseinnsyn med skrivetilgang. Utdanning krever Ansatte - full tilgang. Den ansatte ser sin egen kompetanse, men kan ikke endre den.

Kompetanse i Oversikter i HR har listene dere velger fra, og kravsettene. Står det to som betyr det samme, kan du slå dem sammen. Det krever Kompetanse – administrer innstillinger, og med den rettigheten kan du også lage nye rett i feltet når du registrerer på en ansatt.

Nivåene setter du opp i innstillingene for HR, i Kompetansenivåer. Nivå 1 er det laveste, og rekkefølgen i listen bestemmer nivået.

Et kravsett samler krav til kompetanser og til sertifikater og kurs. I fanen Kravsettet gjelder for kobler du det til en eller flere organisasjoner, avdelinger, kontorer, team, stillinger eller ansatte. En ansatt omfattes når kravsettet gjelder organisasjonen, avdelingen eller stillingen til den ansatte, et kontor eller team den ansatte er med i, eller den ansatte selv.

Et kompetansekrav har alltid et nivå. For hvert krav velger du i Krav til antall per enhet:

De to siste gjelder enheten, ikke hver enkelt, og vises i kompetanseanalysen. Samme kompetanse kan stå én gang med hvert av valgene, for eksempel når alle må ha brannvern på nivå 1 og minst 2 må ha det på nivå 3.

Et kravsett kan også beskrive en rolle som ikke er en stilling, for eksempel verneombud eller førstehjelpsansvarlig. Da kobler du det til de ansatte som har rollen. For dem gjelder bare kravene alle skal ha, fordi minstekravene gjelder en enhet. Går rollen over til en annen, fjerner du den gamle koblingen og kobler til den nye.

Når ett av flere sertifikater er nok, for eksempel PRINCE2 eller PMP i prosjektledelse, legger du til det første og velger det i Alternativ til (valgfritt) når du legger til det neste.

Den ansattes krav er alle kravene fra kravsettene den ansatte omfattes av, der alle skal ha kompetansen eller sertifikatet. Kreves samme kompetanse flere steder, gjelder det høyeste nivået.

I Kompetanseanalyse på den ansatte ser du hvert krav og om det er oppfylt.

Oppfyllelsesgraden er hvor stor andel av kravene som er oppfylt, vist som prosent og som «X av Y krav oppfylt». Et kompetansekrav er oppfylt når nivået er likt eller høyere enn kravet, og et sertifikatkrav når sertifikatet er gyldig. Alle krav teller likt. Tallet er grønt fra 80 %, gult fra 60 % og ellers rødt.

På organisasjonen finner du Kompetanse i HR-delen av menyen. Har dere flere organisasjoner, viser Kompetanse i Konsernoversikter matrisen, analysen og oppfyllelsesgraden for alle sammen. Det krever Organisasjoner - full tilgang eller Ansatte – kompetanseinnsyn.

Kompetansematrise viser hvem som har hvilke kompetanser og sertifikater. Fra start vises bare de som har krav, og med Vis alle kompetanser ser du resten.

Kompetanseanalyse viser kompetansekartet. Hver boble er en kompetanse eller et sertifikat med krav, og tallet er hvor mange som er kvalifisert. Kartet plasserer dem etter om nivået er oppfylt, og om dere har nok som kan det:

Nok betyr minst like mange som har kravet, og aldri færre enn 2, så dere ikke er avhengige av én person. Minstekravene i kravsettene må også være nådd. Holder du musen over en boble, ser du hvorfor den står der den står, og med tidslinjen nedenfor kartet kan du se utviklingen måned for måned.

Oppfyllelsesgrad viser oppfyllelsesgraden for alle de ansatte samlet, statusmerkene, Anbefalte fokusområder og Historisk utvikling måned for måned.

Det er lurt å starte med noen få kravsett, for eksempel ett for de viktigste stillingene, og se på analysen før dere legger til flere.

Et godt tidspunkt å gå gjennom kompetansen er etter medarbeidersamtalen, når dere uansett har snakket om hva den ansatte kan. Krysser du av for Varsle leder på sertifikater som går ut, rekker dere å fornye dem.

Med Kompetanse – administrer innstillinger setter du opp kompetansene, sertifikatene og kursene, utdanningene og kravsettene i HR, og nivåene i innstillingene for HR.

Ansatte – kompetanseinnsyn gir innsyn i kompetansen på de ansatte, og med skrivetilgang kan du registrere og endre kompetanse og sertifikater. Rettigheten kan avgrenses til en organisasjon, avdeling, kontor eller team. Les mer i Tilganger.

Axos tar et øyeblikksbilde av kompetansen hver måned, og utviklingen viser de siste 36 månedene.

Søkeord: kompetanse, kompetansenivå, sertifikat, kurs, utdanning, kravsett, kompetansekrav, oppfyllelsesgrad, kompetanseanalyse, kompetansematrise, kompetansekart, robust, sårbar, skjevfordelt, kritisk, utløper, varsle leder, kompetanseinnsyn, rolle, verneombud