Modulen gir deg oversikt og kontroll over alle avtaler – for eksempel lisensavtaler, leasing, markedsføring, leieforhold eller andre tjenester. Ved å samle alt i Axos unngår du spredte filer, Excel-ark og e-poster, og får et strukturert, søkbart og filtrerbart register over hele bedriftens avtaler.
Steg 1: Registrer ny avtale
Gå til Organisasjoner → Avtaler
Klikk Ny avtale
Velg Organisasjon
Skriv inn Navn på avtalen
Legg til en Beskrivelse – f.eks. formål, innhold eller vilkår
Velg Leverandør (eller opprett ny)
Legg inn Kontaktperson hos leverandør om ønskelig
Velg Ansvarlig ansatt
Klikk Opprett
Avtalen er nå registrert.
Steg 2: Legg inn detaljer
Når avtalen er opprettet, kan du legge inn mer informasjon, som:
Estimert månedsbeløp (for summering i utvalg)
Kategori
Startdato
Neste sluttdato
Varighet og oppsigelsestid
Automatisk fornyelse (Ja/Nei)
Ekstern URL (f.eks. leverandørens produktside eller innloggingsside)
Du kan laste opp selve avtalen under Filer
Jobb med Avtaler
Gå til Organisasjoner → Avtaler for å se oversikten.
Her får du en samlet liste med blant annet:
Navn
Kategori (f.eks. Grafisk, Maskiner, Husleie)
Ansvarlig ansatt
Organisasjon
Automatisk fornyelse
Neste sluttdato
Status (Aktiv, Utgått m.m.)
Du kan selv:
Velge hvilke kolonner som vises
Skjule kolonner du ikke trenger
Legge til filtre for å avgrense utvalget
Lagre egne utvalg for rask tilgang senere
💡 Tips
Lag et utvalg med filter for kategori, f.eks. Leasing
Klikk på tannhjulet for kolonnen Estimert månedsbeløp og velg summering
Nå har du oversikt over alle leasingavtaler og hva summen er pr. måned
Lagre utvalget slik at du enkelt kan se samme informasjon senere.
Statusløpet
Standardløp: Registrert → Aktiv
Tilgjengelige statuser:
Registrert – startstatus for alle avtaler
Aktiv – avtalen er aktiv og gjeldende
På vent – avtalen er ikke aktiv, men venter på andre
Kansellert – avtalen er avsluttet
Utgått - avtalen er utgått
Varslinger
Vil du følge med på endringer i en avtale?
Klikk Følg på avtalen, så får du varsler når noe oppdateres eller endres.
Søk og filtre
Søk på navn og beskrivelse.
Filtrer på de fleste felter på avtalen
Spesialfelter kan også brukes i filtre
Dette gjør det enkelt å finne akkurat det du leter etter.
Relasjoner
Viser alle oppføringer som er koblet til oppføringen.
👉 Se egen artikkel om Relasjoner for mer informasjon.
Tilganger
Du kan begrense tilganger på enkelte Avtaler om nødvendig. Dette gjøres via Tilganger øverst i aktuelt skjermbilde.
Innstillinger
Administratorer eller andre med tilgang, kan endre på oppsettet i Innstillinger:
Kategorier: Endre, legg til eller slå sammen kategorier.
Spesialfelter: Opprett egendefinerte felter om dere trenger flere enn de som følger med.
Statusløp: Endre og legg til statuser ved behov.
Nummerering: Avtaler merkes automatisk OCT... for enkel referanse. Prefix og nummerserier kan endres under Organisasjon → Nummerserier
FAQ
Hvordan finner jeg avtaler som snart utløper?
Hvordan finner jeg avtaler som snart utløper?
Bruk filteret Neste sluttdato og velg ønsket tidsperiode.
Kan jeg legge inn dokumenter og kontrakter?
Kan jeg legge inn dokumenter og kontrakter?
Ja, under fanen Filer på hver avtale.
Kan jeg følge en avtale for å få oppdateringer?
Kan jeg følge en avtale for å få oppdateringer?
Ja, klikk Følg for å få varsler om endringer og hendelser.