I Oppdrag tar dere imot, fordeler og løser henvendelser fra kunder og kollegaer. Oppdraget samler det kunden har spurt om, det dere har gjort, og hvor lang tid det tok, og kunden kan holdes oppdatert på e-post underveis.

Et nytt oppdrag lager du med Nytt oppdrag i Oppdrag i Service, eller fra Opprett øverst. Først velger du hvem henvendelsen er fra, en kontakt, et firma eller en ansatt, og skriver hva den gjelder. Kommer henvendelsen fra en ansatt, er det et internt oppdrag.

Beskrivelsen og filene er med i oppdraget, mens det du skriver i Intern informasjon, aldri vises for kunden. Lager du oppdraget fra et firma, en kontakt eller en kø, fylles firmaet, kontakten eller køen inn for deg.

Deretter velger du hvem oppdraget skal til, prioritet og eventuelt frist, og om kunden skal få e-postbekreftelser. Prioriteten er Normal hvis du ikke velger noe annet. Kategori og kilde setter du i Informasjon på oppdraget etterpå.

Hører oppdraget til et prosjekt, kan du koble det til prosjektet og en milepæl med Koble til prosjekt når du lager det.

Oppdrag som skal gjøres med faste mellomrom, for eksempel en månedlig kontroll, kan du lage som gjentakende. Når du lager oppdraget, velger du Repeterende oppdrag i stedet for en frist, og så hvor ofte det skal gjentas, klokkeslettet og når repetisjonen starter og eventuelt slutter.

Det første oppdraget lages med en gang, og de neste lages av seg selv, med frist på dagen for repetisjonen. Med Opprett oppdrag … dager før kan du få dem noen dager før fristen. I tittelen og beskrivelsen kan du bruke flettefelt som {{currentMonth}} og {{previousMonth}}, så hvert oppdrag får riktig måned.

Med knappen for gjentakende oppdrag øverst i Oppdrag ser du seriene du har laget selv. Der kan du endre en serie, og endringene gjelder oppdragene som lages etterpå. Med Slett oppdrag stopper du serien, mens oppdragene som allerede er laget, blir stående.

Et oppdrag tildeles enten en ansatt eller en kø. Den ansatte får e-post om oppdraget og varsel når noen andre har tildelt det. Med Tildel til meg selv tar du det selv.

Køene står i Oppdragskøer i Service-menyen, med antallet åpne oppdrag i hver kø. Med Tildel til meg i køen tar du et oppdrag, og starter du et oppdrag som ligger i en kø, blir det ditt. Hvem som får varsel om nye oppdrag i køen, avhenger av hvordan køen er satt opp: ingen, bare lederen eller hele avdelingen, kontoret eller teamet køen hører til.

Statusknappene øverst følger arbeidet: Start oppdrag når du begynner, Sett på vent … når dere venter på noe, og Løs oppdrag … når det er løst. Setter du oppdraget på vent eller avbryter det, skriver du hvorfor.

Det du gjør, skriver du som aktiviteter med Ny aktivitet. Samtidig kan du endre status, sende kunden en oppdatering, føre timer og koble aktiviteten til objekter. En aktivitet uten e-postbekreftelse ser bare dere i Axos. Les mer i Objekter.

Er e-postbekreftelser slått på, får kunden e-post når oppdraget er mottatt, og kan få en oppdatering når du lager en aktivitet, løser, lukker eller reaktiverer oppdraget. Du velger hver gang om e-posten skal sendes. Den går til kontakten på oppdraget, og til dem du har lagt til i Kopi til.

Kunden kan svare på e-posten, og svaret blir en aktivitet på oppdraget, merket E-post mottatt. Den som har oppdraget, får beskjed, men statusen endres ikke, så et løst oppdrag må reaktiveres om kunden melder at noe ikke virker.

Med Løs oppdrag … skriver du løsningen, og oppdraget blir Løst. Lukk oppdrag … bruker du når alt er ferdig. Et lukket oppdrag kan ikke endres, men med Reaktiver oppdrag … går det tilbake til Under arbeid.

Når du løser et oppdrag, kan du velge Lukk automatisk etter et antall dager uten aktivitet. Svarer ikke kunden innen da, lukkes oppdraget av seg selv om natten. Et svar fra kunden teller som aktivitet.

Bruker dere Kundetilfredshet, kan et lukket oppdrag sende en undersøkelse til kontakten. Les mer i Kundetilfredshet (NPS).

I Fremdrift på oppdraget ser du responstiden og løsningstiden. Responstiden er tiden fra oppdraget ble registrert til det ble startet. Løsningstiden er tiden fra det ble startet til det ble løst, uten tiden det sto på vent.

Timene du fører på aktivitetene, ser du i Timer på oppdraget, og med Overfør til ordre … kan du ta dem med på en ordre. Les mer i Timer.

I Klassifisering på oppdraget kan du koble det til et prosjekt og en milepæl, så det vises i milepælen og på tavlen i prosjektet. Les mer i Prosjekter.

Fra oppdraget kan du også lage et avvik eller et tiltak med Opprett avvik og Opprett tiltak. Les mer i Avvik og Tiltak og handlingsplan.

Oppdragene vises også på firmaet og kontakten de er fra, på prosjektet og hos den ansatte som har dem.

I Oppdrag finner du utvalgene Alle oppdrag, Mine åpne og Alle mine, og du kan lagre dine egne. Les mer i Utvalg (lister og visninger).

I Rapporter i Service viser Oppdrag hvor mange oppdrag som er registrert, responstiden og løsningstiden måned for måned, og fordelingen på kategorier, kilder og prioriteter.

Alle har rettigheten Oppdrag fra start, med lese- og skrivetilgang. Skal bare noen se et oppdrag, kan du begrense det med Tilganger, også når du lager det. Køene styrer bare hvem som får varsel, ikke hvem som ser oppdragene. Les mer i Tilganger.

Innstillingene for oppdrag ligger i innstillingene for Service, i Oppdrag, og krever Service - administrer innstillinger. Der velger en administrator om e-postbekreftelser og automatisk lukking skal være slått på for nye oppdrag, og hvem nye oppdrag skal tildeles.

Der lager dere også kategoriene, kildene, køene og spesialfeltene. En kø hører til en avdeling, et kontor eller et team, og kan sende varsel på e-post og i varslingssenteret. En kø kan ikke slettes så lenge det ligger oppdrag i den.

Responstiden blir riktig når oppdraget startes idet noen faktisk begynner på det. Korte aktiviteter underveis gjør det lett for en kollega å ta over, og en oppdatering til kunden sparer ofte en telefon.

Kategorier og kilder dere bruker hver gang, gir rapporter som viser hva kundene trenger hjelp med, og hvor henvendelsene kommer fra.

Søkeord: oppdrag, henvendelse, henvendelser, kundeservice, support, kø, oppdragskø, gjentakende, repeterende, fast oppdrag, milepæl, tildel, prioritet, frist, aktivitet, e-postbekreftelse, løs, lukk, reaktiver, automatisk lukking, responstid, løsningstid, service