Oppdrag brukes for å registrere, følge opp og løse henvendelser og saker – enten de kommer fra kunder eller internt. Modulen gir full oversikt over dialog, ansvar, fremdrift og historikk, og er særlig egnet for service, support og løpende oppfølging.
Hva brukes Oppdrag til?
Håndtere henvendelser og saker strukturert
Tildele arbeid til ansatte eller køer
Dokumentere forløp og endringer
Samle historikk per kunde, objekt og sak
Sikre god kommunikasjon og sporbarhet
Slik gjør du
Steg 1: Opprett nytt oppdrag
Klikk Nytt oppdrag og fyll inn grunnleggende informasjon:
Tittel
Beskrivelse – hva gjelder oppdraget
Meldt inn av – firma, kontakt eller ansatt
Tildelt – ansatt eller kø
Når et oppdrag opprettes viser Axos automatisk også til høyre:
kundens aktive kontrakter
andre åpne oppdrag på kunden
Dette gir rask oversikt og bedre beslutningsgrunnlag.
Tildeling
Et oppdrag kan tildeles på to måter:
Direkte til ansatt – personlig ansvar
Til kø – for plukking av ledig ressurs
Kvittering
Velg om oppdraget skal utløse kvittering til innmelder
Steg 2: Legg inn Aktiviteter
Oppdrag løses gjennom Aktiviteter, som dokumenterer alt som gjøres underveis:
beskriver hva som er gjort
kan utløse kvittering til innmelder
gir full tidslinje på oppdraget
Koble aktivitet til objekt
En aktivitet kan kobles til et objekt (f.eks. utstyr, system eller enhet). Dette gjør at du senere kan:
gå inn på objektet
se alt som er gjort på objektet over tid (endringslogg)
se hvilket oppdrag som førte til endringen på objektet
Dette gir svært god sporbarhet og historikk.
Steg 3: Sett som løst
Klikk «Løs oppdrag», og:
Beskriv hva som er gjort
Velg om det skal sendes kvittering til innmelder
Be eventuelt om tilbakemelding
Når oppdraget settes som løst, stoppes SLA-tidtakingen automatisk. Systemet beregner da hvor lang tid det tok fra oppdraget ble påbegynt til det ble løst.
Steg 4: Lukk oppdraget
Klikk «Lukk oppdrag», og:
Legg eventuelt inn en avsluttende kommentar
Velg om det skal sendes kvittering til innmelder om at oppdraget er lukket
💡Tips: Bruk «Løst» når arbeidet er ferdig, og «Lukket» når saken er helt avsluttet og ikke skal følges opp videre.
Køer
Køer settes opp under Innstillinger → Service → Oppdrag → Køer, hvor administrator eller den som er gitt tilgang kan definere:
ansvarlig enhet
hvem som skal varsles
hvilke varslingskanaler som skal brukes (e-post/varslingssenter)
Statusløp og fremdrift
Alle oppdrag har et statusløp, for eksempel:
Registrert
Under arbeid
Venter på andre
Lukket
Statusløpet kan tilpasses av Administrator under Innstillinger → Service → Oppdrag → Statusløp.
Påminnelser, følg og varsler
Påminnelser sikrer at oppdrag følges opp til rett tid
Følg oppdrag for å få varsler ved endringer
Varsler vises i bjella og holder deg oppdatert uten manuelt arbeid
Filer og relasjoner
Filer
Last opp vedlegg, dokumentasjon eller bilder
Alt samles på oppdraget
Relasjoner
Koble oppdraget til møter, prosjekter eller andre oppdrag etc.
Gir full kontekst og sammenheng
Spesialfelter og tilpasning
Administrator kan legge til spesialfelter under Innstillinger, for å:
tilpasse oppdrag til interne behov
samle ekstra informasjon som er viktig for dere
Finn igjen informasjonen
Oppdrag er tett integrert med resten av Axos og kan alltid gjenfinnes der det er mest naturlig å jobbe. Alle oppdrag du registrerer blir automatisk tilgjengelige:
under Oppdrag – via oversikter, køer, søk og filtre
under Firma – viser alle oppdrag knyttet til kunden
under Kontakt – gir full oversikt over saker meldt inn av eller for en kontakt
under Ansatt – viser alle oppdrag den ansatte har vært tildelt eller ansvarlig for
via Objekter – når oppdrag eller aktiviteter er koblet til en konkret enhet
Dette gir fleksibilitet i arbeidshverdagen – noen jobber fra kø, andre fra kunden eller direkte på objektet. Resultatet er full kontroll på henvendelser og saker, med komplett historikk på tvers av kunder, ansatte og objekter.
Beste praksis
Bruk tydelige titler og beskrivelser (gi mening i oversikter)
Tildel riktig ansvar eller kø tidlig
Løs oppdrag gjennom aktiviteter – ikke bare status
Koble aktiviteter til objekter for god historikk
Bruk påminnelser og varsler aktivt
Oppdrag gir struktur, sporbarhet og kontroll i servicearbeidet – og sikrer at ingenting faller mellom to stoler.