Med vaktplanen ser dere hvem som jobber når, for eksempel hvem som har helgevakt. Den som planlegger, legger inn vaktene som utkast og publiserer dem, og da får de ansatte beskjed. Som ansatt finner du vaktene dine i Vaktplan i HR.
Vakttyper
Før dere legger inn vakter, lager en administrator vakttypene dere bruker, for eksempel dagvakt, kveldsvakt og helgevakt. Det gjør du i Vakttyper i innstillingene for HR, og det krever HR - administrer innstillinger.
En vakttype har et navn, en forkortelse på ett eller to tegn og en farge. Det er forkortelsen og fargen som vises i kalenderen, så to vakttyper kan ikke ha samme forkortelse. Har vakttypen en standardtid, fylles den inn når du velger vakttypen på en vakt.
En vakttype som ikke er aktiv, kan ikke velges på nye vakter, men vaktene som allerede har den, blir stående. En vakttype som er i bruk, kan ikke slettes.
Planlegg vakter
I Planlegg vakter i Behandle i HR ser du alle vaktene i uken eller dagen du velger, også utkastene. Øverst ser du hvor mange vakter og utkast hver uke har, og du kan filtrere på blant annet ansatt, vakttype, ukedag og status.
En ny vakt legger du inn med Ny vakt i Planlegg vakter eller i Vakter på en ansatt. I Vaktplan kan du også klikke i en rute på en ansatt, så er den ansatte og datoen fylt inn. Vakten trenger en ansatt, en dato og en vakttype, og hver vakt gjelder én ansatt og én dag.
Tidspunkt og notat legger du til med Legg til tidspunkt og Legg til notat. Tidspunktet er valgfritt, for eksempel for en helgevakt uten fast tid, men fyller du inn Fra, må du også fylle inn Til. Slutter vakten før den begynner, for eksempel fra 22:00 til 06:00, slutter den neste dag og vises med (+1).
Når du har valgt dato, viser Axos om den ansatte er ledig den dagen. Har den ansatte ferie, fravær, en annen vakt eller ingen arbeidstid, ser du det der, men ikke årsaken til fraværet. Det er bare til informasjon, så du kan lagre vakten likevel.
Publiser og dupliser
Nye vakter er utkast, og bare de som planlegger, ser dem. Når vaktene er klare, velger du dem i tabellen og Publiser utkast. Da publiseres utkastene du har valgt, og de ansatte får beskjed.
Med Dupliser til neste uke kopierer du de valgte vaktene til uken etter, som utkast. Slik kan du lage én uke ferdig, kopiere den videre og justere det som er annerledes. Vakter med en vakttype som ikke er aktiv, blir ikke kopiert, og heller ikke vakter som finnes fra før i uken etter.
Beskjed til de ansatte
Når du publiserer, får hver ansatt ett varsel i Axos med ukene vaktene gjelder, og én e-post for hver uke med alle vaktene sine den uken. Det sendes ikke beskjed om vakter som har vært, eller om dine egne vakter.
Endrer, flytter eller sletter du en publisert vakt, får den ansatte beskjed med en gang, og e-posten viser hva vakten var før og hva den er nå. Flytter du vakten til en annen ansatt, får begge beskjed. Om utkast sendes det ingen beskjed.
⚠️ Pass på: En publisert vakt kan ikke gjøres om til utkast. Det er derfor lurt å publisere når uken er klar, så de ansatte ikke får en ny beskjed for hver endring.
Vaktplan og Ferie og fravær
Alle vaktene ser du i Vaktplan i HR, med en rad for hver ansatt og dine egne vakter øverst. Du velger periode og tilhørighet, og med Vis annet fravær tar du med fraværet.
Hver vakt står med forkortelsen og fargen til vakttypen, og forklaringen nederst viser hva de betyr. Vaktene vises også i Ferie og fravær, som tidligere het Feriekalender, og i Vakter på den ansatte. Har en ansatt fravær en dag med vakt, står det Fravær, men ikke hva slags fravær det er.
De ansatte kan ikke endre, bytte eller be om vakter selv. Det gjør den som planlegger.
Hvem ser hva
Alle som kan se de ansatte, ser de publiserte vaktene deres. Rettigheten Planlegge vakter har ingen fra start, bare administratorer. Den trengs for å legge inn, endre og publisere vakter og for å se utkastene, og den gjelder alle ansatte du har tilgang til. Les mer i Tilganger.
Kom i gang med Vaktplan
Har dere ikke tillegget Vaktplan, kan en administrator legge det til i Abonnement.
Lag vakttypene i Vakttyper i innstillingene for HR.
Dersom flere enn administratorene skal planlegge vakter, gir du dem rettigheten Planlegge vakter i Rettigheter.
Legg inn vaktene i Planlegg vakter. De er utkast til du publiserer dem, og de ansatte får ingen beskjed før det.
I Vaktplan i HR finner de ansatte vaktene sine når de er publisert.
Vaktplan i hverdagen
Vaktplanen svarer raskt på hvem som jobber på lørdag. I Vaktplan ser du alle på én gang, og i Planlegg vakter kan du filtrere på ukedag.
Publiserer dere vaktene for neste uke på en fast dag, vet de ansatte når de kan vente dem, og de får én e-post for uken. Ferie og fravær vises når du legger inn vakten, også søknader som ikke er behandlet ennå, så du ser hvem som kan være borte.
💡 Tips: Velg forkortelser som er lette å kjenne igjen, for eksempel D for dagvakt og K for kveldsvakt. Det er dem de ansatte ser i kalenderen.
Vanlige spørsmål
Hvorfor er Vaktplan grå i HR-menyen?
Hvorfor er Vaktplan grå i HR-menyen?
Dere har ikke tillegget. Klikker du på Vaktplan, ser du hva tillegget gir, og en administrator kan legge det til i Abonnement.
Får de ansatte beskjed om utkast?
Får de ansatte beskjed om utkast?
Nei. De får beskjed når vaktene publiseres, og når en publisert vakt endres, flyttes eller slettes.
Hva betyr (+1) etter tidspunktet?
Hva betyr (+1) etter tidspunktet?
At vakten slutter neste dag, for eksempel en nattevakt fra 22:00 til 06:00.
Kan de ansatte bytte vakter selv?
Kan de ansatte bytte vakter selv?
Nei. Bare den som har Planlegge vakter, kan endre vaktene.
Hvorfor ble ikke alle vaktene duplisert?
Hvorfor ble ikke alle vaktene duplisert?
Vakter med en vakttype som ikke er aktiv, og vakter som finnes fra før i uken etter, blir ikke kopiert.
Søkeord: vaktplan, vakter, vakt, vakttype, vakttyper, turnus, helgevakt, nattevakt, beredskap, skift, planlegg vakter, publiser utkast, dupliser til neste uke, vaktkalender, ferie og fravær, feriekalender