I Avvik melder dere inn det som ikke gikk som det skulle, for eksempel et brudd på en rutine eller en uønsket hendelse. Avviket følges opp av en ansvarlig og lukkes når en godkjenner har sett over det.

Et nytt avvik kan du melde inn med Nytt avvik i Avvik i Kvalitet, eller fra Opprett øverst. Typen Avvik passer når noe ikke følger en regel, en rutine eller et krav. Uønsket hendelse passer når noe har ført til, eller kunne ført til, skade på personer, miljø eller materiell.

Du kan også melde inn avviket der problemet viser seg, med Opprett avvik på et oppdrag, et NPS-svar, et kvalitetsdokument eller et sjekkpunkt i en vernerunde. Da fylles det inn det Axos vet derfra, for eksempel organisasjonen og firmaet.

Har du allerede gjort noe for å begrense skaden, kan du skrive det i Strakstiltak.

Kategori, alvorlighetsgrad, hovedårsak, sted og frist fylles ut etter at avviket er meldt inn, i Klassifisering på avviket. Det den ansvarlige har gjort, kan skrives i Kommentar fra ansvarlig.

Korrigerende tiltak, altså det som skal hindre at avviket skjer igjen, kan dere skrive i feltet med samme navn. Bruker dere Tiltak i Kvalitet, følger dere dem i stedet opp som egne tiltak med Opprett tiltak. Tiltaket får prioritet ut fra alvorlighetsgraden og vises i Handlingsplan. Les mer i Tiltak og handlingsplan.

Fristen på avviket gir ingen påminnelse. Vil du bli minnet på avviket en bestemt dag, kan du lage en oppfølging med Oppfølginger øverst på avviket. Les mer i Oppfølginger.

Når avviket er behandlet, kan det sendes til godkjenning med Send til godkjenning, der du velger hvem som skal godkjenne. Godkjenneren får en oppfølging og kan velge Godkjenn og lukk avvik … eller Avslå …. Et avslått avvik går tilbake til Under arbeid.

Mens avviket venter på godkjenning, kan det ikke endres. Må noe rettes, kan den som sendte det, trekke det tilbake med Kanseller godkjenning, eller godkjenneren kan avslå det. Et lukket avvik kan ikke åpnes igjen.

Gjelder avviket en person eller noe annet som ikke alle skal se, kan du krysse av for Sensitiv. Da har bare den som opprettet avviket, den som meldte det inn, den ansvarlige og godkjenneren tilgang til det, også i lister og søk. Heller ikke administratorer som ikke er involvert, ser det.

Tiltak som lages fra et sensitivt avvik, er ikke sensitive av seg selv, så hold tittelen og beskrivelsen på tiltaket fri for sensitive opplysninger.

I Avvik kan du filtrere og lagre utvalg, og eksportere listen til Excel. Avvikene vises også på den ansatte og på organisasjonen. Les mer i Utvalg (lister og visninger).

I Rapporter i Kvalitet viser Avvik hvilke kategorier og hovedårsaker som går igjen, for perioden du velger.

Alle har rettigheten Avvik fra start, med lese- og skrivetilgang, og alle med rettigheten ser avvikene som ikke er sensitive eller begrenset. Bare administratorer kan slette avvik. Les mer i Tilganger.

Kategoriene, hovedårsakene, stedene, spesialfeltene og statusløpet for avvik setter en administrator opp i innstillingene for Kvalitet, i Avvik. Det krever Kvalitet - administrer innstillinger. Kategorier og hovedårsaker kan også lages rett fra feltet på avviket.

Statusene Under arbeid, Til godkjenning og Lukket styrer godkjenningen. Legger dere til egne statuser, kan avvik som får dem, verken sendes til godkjenning eller lukkes.

Det er lurt å melde inn avviket mens det er ferskt, også når det er lite. Små avvik som går igjen, viser ofte hvor en rutine bør bli bedre.

Uønsket hendelse passer også for nesten-uhell, der ingen ble skadet, men der det kunne gått galt.

Søkeord: avvik, uønsket hendelse, nesten-uhell, meld avvik, avviksmelding, strakstiltak, korrigerende tiltak, alvorlighetsgrad, hovedårsak, kategori, sted, sensitiv, godkjenning, lukk avvik, HMS, avviksrapport