Avvik brukes til å registrere hendelser som ikke følger etablerte rutiner, prosedyrer eller krav i virksomheten. Målet er å dokumentere hva som har skjedd, analysere årsaken og sikre at nødvendige tiltak blir gjennomført.
Ved å registrere avvik får virksomheten bedre kontroll på kvalitet, sikkerhet og forbedringsarbeid.
Slik gjør du
Steg 1: Opprett avvik
I første steg registrerer du grunnleggende informasjon om avviket.
Fyll ut følgende:
Organisasjon – hvilken organisasjon avviket gjelder.
Tittel – kort beskrivelse av avviket.
Type – velg:
Avvik - en hendelse eller situasjon der noe ikke følger en fastsatt regel, rutine, prosedyre, standard eller et forventet resultat.
Uønsket hendelse - en situasjon som har ført til, eller kunne ha ført til, skade på personer, miljø eller materiell.
Klikk Neste.
Steg 2: Registrer detaljer
Legg inn informasjon om hendelsen.
Felter:
Oppdaget – dato for når avviket ble oppdaget
Innmelder – hvem som registrerer avviket
Sensitiv – begrenser tilgang til saken
Ansvarlig – person som følger opp avviket
Godkjenner – person som godkjenner og lukker avviket
Klikk Opprett.
Dersom Sensitiv aktiveres gjelder følgende tilgang:
Kun innmelder og den som oppretter avviket får lesetilgang
Kun ansvarlig og godkjenner får skrivetilgang
Dette brukes for saker som inneholder sensitiv informasjon.
Steg 3: Arbeid med avviket
Når avviket er opprettet åpnes detaljsiden.
Her kan du registrere mer informasjon.
Beskrivelse med årsak og konsekvenser
Her beskriver du:
hva som har skjedd
hvorfor det skjedde
hvilke konsekvenser hendelsen kan ha
Du kan også legge til:
Strakstiltak – tiltak som er gjort umiddelbart
Tilleggsinformasjon
Her kan du legge til mer informasjon:
Varslede parter – hvem som har blitt informert
Kommentar fra ansvarlig
Korrigerende tiltak – tiltak for å hindre at avviket skjer igjen
Undersøkelse
Avvik kan klassifiseres for bedre oversikt.
Mulige felter:
Sted - hvor avviket fant sted
Kategori
Alvorlighetsgrad
Årsak
Firma - som avviket gjelder
Kvalitetsdokumenter - som avviket gjelder
Statusløpet
Avvik følger et definert statusløp.
Under arbeid: Avviket er registrert og under behandling.
Til godkjenning: Avviket sendes til godkjenner for vurdering.
Lukket: Avviket er godkjent og ferdig behandlet.
Steg 4: Send til godkjenning
Når behandlingen er ferdig kan ansvarlig sende avviket til godkjenning.
Klikk Send til godkjenning.
Godkjenner kan da:
godkjenne og lukke avviket
legge til kommentar
Steg 5: Lukk avviket
Når godkjenner godkjenner avviket blir det lukket.
Det registreres da:
dato for lukking
hvem som lukket avviket
kommentar fra godkjenner
Oppgaver, filer og relasjoner
Et avvik kan også inneholde:
Oppgaver – oppfølgingstiltak
Filer – dokumentasjon
Relasjoner – koblinger til andre oppføringer
Dette gjør det enklere å følge opp forbedringsarbeidet.
Innstillinger for Avvik
Administrator kan konfigurere avvik i Innstillinger → Kvalitet → Avvik.
Her kan du administrere:
Kategorier
Kategoriserer typen avvik, for eksempel:
HMS
IT
Kundeklage
Miljø
Produksjon
Sikkerhet
Økonomi
Årsaker
Mulige årsaker til avviket, for eksempel:
Feil hos leverandør
Feil i dokumentasjon
Feil i rutine eller prosedyre
Feil i planlegging
Manglende kommunikasjon
Manglende opplæring
Menneskelig svikt
Systemfeil
Steder
Hvor avviket oppstod.
Spesialfelter
Her kan virksomheten legge til egne felter for registrering av ekstra informasjon i avvik.
Beste praksis
For effektiv avvikshåndtering anbefales det å:
registrere avvik så snart de oppdages
beskrive hendelsen konkret
dokumentere årsak og konsekvens
registrere korrigerende tiltak
følge opp avvik til de er lukket
Dette bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten.