Et tiltak er noe som skal gjøres for å rette opp, hindre eller forbedre noe, for eksempel etter et avvik eller en vernerunde. Hvert tiltak har en ansvarlig som gjør jobben, og en godkjenner som ser over at den er gjort. I Handlingsplan ser dere alle tiltakene som ikke er godkjent ennå.

De fleste tiltak lages der behovet oppstår, med Opprett tiltak på et avvik, et sjekkpunkt i en vernerunde, et kvalitetsdokument, et oppdrag, et NPS-svar, en risiko i en sikker jobbanalyse eller en risikovurdering, eller et mål i en målsetting. Tiltaket får organisasjonen og avdelingen derfra, og kilden står som Opphav på tiltaket. Les mer om kildene i Avvik, Vernerunder, Sikre jobbanalyser, Risikovurderinger og Målsettinger.

Lager du tiltaket fra et avvik, foreslår Axos prioriteten ut fra alvorlighetsgraden, og filene på avviket blir med. Fra en vernerunde blir sjekkpunktet satt til Håndtert når tiltaket er laget.

Tiltak som ikke kommer fra noe, kan du lage med Nytt tiltak i Handlingsplan eller Tiltak i Kvalitet.

Lager du tiltaket med Nytt tiltak, er lederen din ansvarlig fra start. Lager du det fra et avvik eller en annen kilde, er du selv ansvarlig. Begge deler kan endres, så se gjerne over hvem som er ansvarlig og godkjenner før du lagrer. Den ansvarlige får e-post og varsel når tiltaket blir tildelt, med mindre det er den samme som lager det.

Et nytt tiltak står som Registrert. Når arbeidet begynner, setter den ansvarlige det i gang med Sett under arbeid, og det står som Pågår. Når jobben er gjort, sender den ansvarlige tiltaket til godkjenneren med Send til godkjenning og skriver hva som er gjort.

Godkjenneren får en oppfølging om tiltaket og kan velge Godkjenn … eller Avvis …. Et avvist tiltak går tilbake til Pågår med begrunnelsen, og den ansvarlige får e-post om det, retter det og sender det på nytt. Et godkjent tiltak er ferdig og kan ikke åpnes igjen.

Etter at tiltaket er sendt til godkjenning, er det bare godkjenneren som kan byttes.

I Handlingsplan i Kvalitet ser dere alle tiltak som er registrert, pågår eller venter på godkjenning, fra alle organisasjonene du har tilgang til. Kolonnen Oppfølging setter det som haster mest, øverst: tiltak som har passert fristen, tiltak uten frist og tiltak med frist de neste sju dagene.

Godkjente tiltak er ikke med i handlingsplanen. Dem finner du i Tiltak i Kvalitet, sammen med alle de andre.

Handlingsplanen kan filtreres og lagres som utvalg på samme måte som andre lister, og med Eksporter i Valg kan du ta den med til Excel. Les mer i Utvalg (lister og visninger).

Axos minner ikke om fristen på et tiltak. Forfalte tiltak ser dere i handlingsplanen, og vil du bli minnet på noe en bestemt dag, kan du lage en oppfølging med Oppfølginger øverst på tiltaket. Les mer i Oppfølginger.

Alle har rettigheten Tiltak fra start, med lese- og skrivetilgang, og alle med rettigheten ser tiltakene. Dersom visningen av et tiltak skal begrenses, velger du Tilganger og Begrenset. Den ansvarlige, godkjenneren og den som laget tiltaket, får tilgang av seg selv. Les mer i Tilganger.

Kategoriene, spesialfeltene og statusløpet for tiltak setter en administrator opp i innstillingene for Kvalitet, i Tiltak. Det krever Kvalitet - administrer innstillinger. En ny kategori kan også lages rett fra feltet på tiltaket. Spesialfeltene fyller du ut på tiltaket etter at det er laget.

En fast runde i handlingsplanen, for eksempel hver mandag, gjør det lett å ta det som har passert fristen, først. Med filteret Ansvarlig og Mine tiltak ser du bare dine egne.

Etter et avvik passer det ofte med et strakstiltak med en gang, og et korrigerende eller forebyggende tiltak som hindrer at det skjer igjen. Velg gjerne en kategori på hvert tiltak, så får dere bedre oversikt over hva dere jobber med.

Som godkjenner finner du tiltakene som venter på deg, i oppfølgingene dine på startsiden.

Søkeord: tiltak, handlingsplan, strakstiltak, korrigerende tiltak, forebyggende tiltak, forbedring, ansvarlig, godkjenner, godkjenning, send til godkjenning, frist, forfalt, opphav, avvik, vernerunde, risikovurdering, HMS, oppfølging