Kvalitetsdokumenter brukes for å samle, vedlikeholde og godkjenne virksomhetens styrende dokumenter. Her kan dere opprette dokumenter, sende dem til godkjenning, lage nye revisjoner og følge historikken over tid.

Løsningen er laget for å gi en enkel og strukturert arbeidsflyt for kvalitetssystemet, i tråd med Axos sitt fokus på å gjøre arbeidshverdagen enklere.

Modulen er utviklet som et langsiktig fundament for kvalitet, HMS og forbedringsarbeid.

Standardstrukturen med typer og kategorier er laget for å gjøre det enkelt å strukturere dokumentasjonen, samtidig som den støtter opp under ISO og andre relevante standarder.

Når du oppretter et kvalitetsdokument, velger du type. Axos har følgende standardtyper:

Oppsettet kan enkelt tilpasses i Innstillinger dersom dere ønsker en annen struktur enn standardoppsettet.

Kvalitetsdokumenter kan knyttes til en kategori for å gjøre det enklere å strukturere og finne igjen dokumenter. Standardkategorier er:

Gå til Kvalitetsdokumenter og velg å opprette et nytt dokument.

Fyll inn relevant informasjon:

Deretter legger du inn innholdet i dokumentet.

I dokumentet kan du skrive selve innholdet direkte i tekstfeltet.

Dette kan for eksempel være:

Du kan legge ved filer på kvalitetsdokumentet.

Dette er nyttig dersom dokumentet skal suppleres med:

Du kan relatere kvalitetsdokumentet til andre dokumenter eller oppføringer.

Dette gjør det enklere å se sammenhenger mellom:

Når dokumentet er klart, kan det sendes til godkjenning.

Velg Send til godkjenning, angi godkjenner og legg eventuelt inn en kommentar.

Dokumentet går da fra statusen Under arbeid til Til godkjenning.

Et kvalitetsdokument går normalt gjennom disse statusene:

Dersom dokumentet ikke blir godkjent, sendes det tilbake til Under arbeid.

Forfatter får beskjed om at dokumentet må justeres før det sendes til ny godkjenning.

Godkjenner kan åpne dokumentet og enten:

Når dokumentet blir godkjent, blir det aktivt som gjeldende kvalitetsdokument.

Når et godkjent kvalitetsdokument skal endres, oppretter du en ny revisjon.

Den nye revisjonen brukes til å gjøre endringer uten å overskrive den tidligere godkjente versjonen med én gang.

Flyten er slik:

Den forrige revisjonen blir fortsatt liggende i historikken.

Du kan alltid gå tilbake og se hvordan tidligere revisjoner så ut.

Dette gjør det enklere å:

Med lesebekreftelser kan du dokumentere at ansatte har lest viktige kvalitetsdokumenter. Funksjonen er spesielt nyttig ved nye rutiner, oppdaterte prosedyrer, HMS-dokumentasjon eller andre dokumenter som krever at ansatte er kjent med innholdet.

Når en lesebekreftelse sendes ut, opprettes det automatisk en oppfølging for den ansatte på forsiden i Axos.

Den ansatte kan:

Når bekreftelsen er registrert, oppdateres statusen automatisk.

Som dokumentansvarlig har du full oversikt over hvem som har lest dokumentet og hvem som fortsatt mangler å bekrefte. Dette gjør det enkelt å dokumentere at informasjon er distribuert og gjort tilgjengelig for relevante ansatte.

Det er mulig å sette oppfølging fram i tid på et kvalitetsdokument.

Dette brukes for å sikre at dokumentet blir gjennomgått og vedlikeholdt, slik at informasjonen fortsatt er riktig og oppdatert. Typiske bruksområder:

Du kan også velge å følge et kvalitetsdokument.

Da blir du varslet når det skjer endringer på dokumentet, for eksempel ved:

Det er mulig å sette tilganger på et kvalitetsdokument dersom bare noen få skal kunne se det. Dette er nyttig for dokumenter med begrenset innsyn, for eksempel:

Kvalitetsdokumenter administreres under Innstillinger. Her kan administrator tilpasse strukturen i kvalitetssystemet slik at det passer virksomhetens behov.

I innstillingene kan du blant annet:

Dette gjør det mulig å tilpasse kvalitetssystemet til egen organisasjon, bransje og interne arbeidsprosesser.

Du kan opprette et avvik direkte fra kvalitetsdokumentet.

Når du gjør dette, blir avviket automatisk koblet til dokumentet. Det gjør det enklere å følge opp forbedringsarbeid og se hvilke dokumenter avviket gjelder.

Kvalitetsdokumenter gir dere struktur, kontroll og sporbarhet – og legger et solid fundament for profesjonelt kvalitets- og forbedringsarbeid i Axos.