I Kvalitetsdokumenter samler dere bedriftens policyer, prosedyrer og instrukser. Hvert dokument godkjennes før det gjelder, endringer gjøres i nye revisjoner, og med lesebekreftelser kan dere dokumentere at de ansatte har lest det.

Hvert dokument har en type. Fra start finnes disse tre:

Kategoriene lager dere selv, for eksempel etter områdene i kvalitetssystemet eller HMS-håndboken. En ny kategori kan lages rett fra feltet på dokumentet. Det er lurt å bestemme typer og kategorier før dere lager mange dokumenter, så strukturen er på plass fra starten.

Et nytt dokument lager du med Nytt kvalitetsdokument i Kvalitetsdokumenter i Kvalitet, eller fra Opprett øverst. Du er ansvarlig fra start. Innholdet skriver du rett i dokumentet, og det lagres mens du skriver.

Vedlegg, skjemaer og maler kan legges ved som filer. Med relasjoner kan du koble dokumentet til andre dokumenter det bygger på eller støtter. Les mer i Filer og Relasjoner.

Et nytt dokument står som Under arbeid. Når det er klart, kan du sende det til godkjenning med Send til godkjenning og velge hvem som skal godkjenne det. Godkjenneren får en oppfølging, kan rette mindre feil direkte i dokumentet og velger Godkjenn … eller Avslå ….

Den som sendte dokumentet, får varsel når det er godkjent eller avslått. Et avslått dokument går tilbake til Under arbeid med kommentaren. Mens dokumentet venter på godkjenning, er det bare godkjenneren som kan endre det.

Når et godkjent dokument skal endres, kan du lage en ny revisjon med Ny revisjon. Den starter med innholdet fra den gjeldende revisjonen og går gjennom den samme godkjenningen. Den forrige revisjonen gjelder til den nye er godkjent.

Tidligere revisjoner blir liggende, så du kan se hva som gjaldt før. Åpner du en eldre revisjon, kommer du til den gjeldende med Gå til siste revisjon.

Tittelen, innholdet og risikonivået hører til revisjonen. Type, kategori, ansvarlig, filer og spesialfelter gjelder hele dokumentet og kan endres uten ny revisjon.

Med lesebekreftelser kan dere dokumentere at de ansatte har lest et dokument, for eksempel en ny rutine eller en oppdatert prosedyre. På et godkjent dokument velger du Be om lesebekreftelser og hvem som skal lese det. Fristen er dagens dato fra start, så det er lurt å gi folk litt tid.

Du kan velge enkeltpersoner, eller en organisasjon, avdeling, kontor eller team. Da blir de som er med der akkurat nå, lagt til, men ansatte som kommer til senere, blir ikke spurt av seg selv.

Mottakerne får en oppfølging og et varsel i Axos, men ingen e-post. De åpner dokumentet, krysser av for at de har lest det, og velger Bekreft.

Når en ny revisjon blir godkjent, blir ingen spurt om å lese den på nytt. Skal de ansatte bekrefte den nye revisjonen, kan du be om lesebekreftelser på den.

Det er bare de med rettigheten Kvalitetsdokumenter - be om lesebekreftelser som kan be om lesebekreftelser. Den har ingen fra start, så en administrator må gi den til dem som skal sende forespørsler.

I Lesebekreftelser på dokumentet ser du hvem som har åpnet og bekreftet det. Der kan du også legge til flere ansatte eller avbryte forespørsler.

I Lesebekreftelser i Kvalitet ser du forespørslene som ikke er bekreftet, på tvers av dokumentene. Fra start viser listen bare dem du har sendt selv. Med Send påminnelse kan du minne dem som ikke har svart.

Viser det seg at et dokument ikke blir fulgt, eller at det bør bli bedre, kan du lage et avvik rett fra dokumentet med Opprett avvik. Bruker dere Tiltak i Kvalitet, kan du også lage et tiltak. De kobles til dokumentet, og du finner dem i Avvik og Tiltak på dokumentet. Les mer i Avvik og i Tiltak og handlingsplan.

Alle har rettigheten Kvalitetsdokumenter fra start, med lese- og skrivetilgang. Skal bare noen se et dokument, kan du begrense det med Sett tilganger. Revisjonene har samme tilgang som dokumentet. Les mer i Tilganger.

Lesebekreftelser kan bare sendes til ansatte som har tilgang til dokumentet. Begrenser du dokumentet etter at du har bedt om lesebekreftelser, kan de som har mistet tilgangen, ikke bekrefte.

Kategoriene, dokumenttypene, risikonivåene og spesialfeltene setter en administrator opp i innstillingene for Kvalitet, i Kvalitetsdokumenter. Det krever Kvalitet - administrer innstillinger. Det som er i bruk, kan ikke slettes, men det kan slås sammen med noe annet.

Dokumenter som skal gås gjennom jevnlig, for eksempel hvert år, kan få en oppfølging til den ansvarlige med Oppfølginger øverst på dokumentet. Les mer i Oppfølginger.

Når et avvik viser at en rutine ikke fungerer, kan dere lage en ny revisjon, få den godkjent og be dem det gjelder, om å lese den.

Med Eksporter som PDF kan du laste ned dokumentet, for eksempel til et AMU-møte. Søket øverst i Axos finner også teksten i dokumentene.

Søkeord: kvalitetsdokument, kvalitetsdokumenter, kvalitetssystem, HMS-håndbok, policy, prosedyre, instruks, rutine, revisjon, godkjenning, godkjenner, lesebekreftelse, lesebekreftelser, bekreft lest, ISO, internkontroll, PDF