Kvalitet samler HMS- og kvalitetsarbeidet: målene for året, rutinene dere jobber etter, risikoene dere har kartlagt, og avvikene og tiltakene som følger av dem. Det meste ender i et tiltak med en ansvarlig og en godkjenner, og i handlingsplanen ser dere alt som ikke er ferdig.

Dette finner du i Kvalitet-menyen

Målsettinger: HMS-målene for året, godkjent av ledelsen og fulgt opp med tiltak.
Handlingsplan: alle tiltak som ikke er godkjent ennå, med det som haster mest øverst.
Kvalitetsdokumenter: policyene, prosedyrene og instruksene, med godkjenning, revisjoner og lesebekreftelser.
Avvik: det som ikke gikk som det skulle, fra det meldes inn til det er godkjent og lukket.
Tiltak: alle tiltakene, også dem som er godkjent.
Risikovurderinger: kartleggingen av hva som kan gå galt på arbeidsplassen, og hvor alvorlig det er.
Sikre jobbanalyser: risikoen før en risikofylt jobb, bekreftet av alle som er med.
Vernerunder: gjennomgangen av arbeidsplassen med faste sjekkpunkter.
Stoffkartotek: kjemikaliene og de andre farlige stoffene dere har, med sikkerhetsdatabladene.

Lenger ned i menyen ligger Oversikter med oppgavene og oppfølgingene i Kvalitet, og Rapporter, der dere ser hva som går igjen i avvikene og de sikre jobbanalysene. Har du rettigheten til å be om lesebekreftelser, ser du også Lesebekreftelser, med forespørslene som ikke er bekreftet.

Hvordan delene henger sammen

Det meste av kvalitetsarbeidet ender i et tiltak. Fra et sjekkpunkt i en vernerunde, et kvalitetsdokument, et oppdrag eller et NPS-svar kan du lage både avvik og tiltak med Opprett avvik og Opprett tiltak. Fra et mål, en risiko i en risikovurdering eller en risiko i en sikker jobbanalyse lager du tiltak. Tiltaket husker hvor det kom fra, og kilden står som Opphav.

Hvert tiltak har en ansvarlig som gjør jobben, og en godkjenner som ser over at den er gjort. I Handlingsplan ser dere alle tiltakene som ikke er godkjent ennå, uansett hvor de kom fra.

Avvikene viser hva som har gått galt. I Rapporter ser dere hvilke kategorier og hovedårsaker som går igjen, og det er ofte der dere finner hva som bør bli en ny rutine, et nytt mål eller et tiltak.

Tilgang

Hver modul i Kvalitet har sin egen rettighet, og alle har lese- og skrivetilgang til dem fra start. To rettigheter har ingen fra start: Kvalitetsdokumenter - be om lesebekreftelser og Kvalitet - administrer innstillinger. En administrator gir disse til de ansatte som trenger dem. Les mer i Tilganger.

Avvik kan merkes som sensitive, og det meste annet kan begrenses til noen få med Sett tilganger.

⚠️ Pass på: Et tiltak arver ikke tilgangen fra det det ble laget fra. Lager dere tiltak fra et sensitivt avvik eller en begrenset risikovurdering, kan alle med rettigheten Tiltak se tiltaket, så hold tittelen og beskrivelsen fri for sensitive opplysninger.

Kom i gang med Kvalitet

Det er lurt å starte med det dere allerede har. Rutinene kan legges inn som kvalitetsdokumenter og godkjennes, og så kan dere be de ansatte bekrefte at de har lest dem.

Deretter kan en administrator tilpasse kategoriene og hovedårsakene for avvik til bedriften, i innstillingene for Kvalitet. Med en risikovurdering av arbeidsplassen og målene for året i Målsettinger har dere grunnlaget for tiltakene.

Kvalitet i hverdagen

En fast gjennomgang av handlingsplanen, for eksempel hver uke, gjør det lett å se hva som haster. I et HMS-møte eller i AMU kan rapporten over avvik, risikomatrisen fra risikovurderingene og resultatene fra målsettingene vise hvor dere står.

Gjennom året går dere vernerunder og gjør sikre jobbanalyser før risikofylte jobber. Ved årets slutt vurderer dere målene, går gjennom risikovurderingene på nytt og setter målene for neste år.

💡 Tips: Avvik som går igjen, er ofte et tegn på at en rutine mangler eller ikke fungerer. En ny revisjon av kvalitetsdokumentet og en lesebekreftelse til dem det gjelder, kan da være et bedre tiltak enn å rette opp hvert enkelt avvik.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på et avvik og et tiltak?

Et avvik er noe som har skjedd, for eksempel et brudd på en rutine eller en uønsket hendelse. Et tiltak er noe som skal gjøres, for eksempel for å hindre at det skjer igjen.

Hvor ser jeg alle tiltakene som ikke er ferdige?

I Handlingsplan, uansett hvor tiltakene kom fra.

Hvorfor ser jeg ikke alle modulene i Kvalitet?

Du ser bare det dere har tatt i bruk, og det du har tilgang til. Administratoren deres kan endre tilgangene.

Hvor finner jeg innstillingene for Kvalitet?

Med knappen for innstillinger øverst i Kvalitet-menyen. Der har hver modul sin egen side, og det krever rettigheten Kvalitet - administrer innstillinger.

Søkeord: kvalitet, HMS, internkontroll, kvalitetssystem, avvik, tiltak, handlingsplan, risikovurdering, vernerunde, SJA, målsetting, HMS-mål, kvalitetsdokument, lesebekreftelse, stoffkartotek, AMU, verneombud, ISO

Relaterte artikler

Kvalitet – oversikt