I Avtaler samler dere avtalene bedriften har med leverandører, for eksempel lisenser, leasing, husleie og abonnementer. Med pris, ansvarlig, sluttdato og oppsigelsestid på ett sted ser dere hva dere betaler for, og når en avtale må fornyes eller sies opp.

Både avtaler med leverandører og avtaler med kunder kalles ofte bare avtaler. Her ligger det dere kjøper fra leverandører. Avtaler med kunder som faktureres jevnlig, ligger i Kontrakter i Finans.

Avtaler er en del av tillegget Ekstra styringspakke, sammen med Årsplaner og Beslutninger. Har dere ikke tillegget, kan en administrator legge det til i Abonnement i innstillingene.

Registrer en avtale

En ny avtale lager du med Ny avtale i Avtaler i Organisasjon-menyen, eller med Opprett øverst og Avtale. Finnes ikke leverandøren i Axos, kan du lage den som et nytt firma rett i feltet. Ansvarlig ansatt er deg fra start.

Fyll inn detaljene

Resten fyller du inn på avtalen. Fyller du inn est. månedsbeløp eller est. årsbeløp, regnes det andre ut. Ekstern URL kan for eksempel være innloggingssiden hos leverandøren, og referansen kundenummeret dere har der.

Selve avtaledokumentet kan du laste opp i Filer i sidemenyen. Les mer i Filer.

Status på avtalen

En ny avtale er Registrert. Når den gjelder, setter du den til Aktiv. Gjelder den ikke lenger, velger du På vent, Avsluttet eller Utløpt. Ved Avsluttet skriver du hvorfor.

Axos endrer ikke statusen selv, heller ikke når sluttdatoen er passert.

⚠️ Pass på: Axos varsler ikke av seg selv før en avtale går ut eller må sies opp. Du kan lage en oppfølging med Oppfølging på avtalen, med frist før oppsigelsesfristen.

Oversikt over avtalene

I Avtaler kan du filtrere på blant annet organisasjon, avdeling, leverandør, kategori, neste sluttdato og automatisk fornyelse, og lagre filtrene som utvalg. Velger du tannhjulet på kolonnen Est. månedsbeløp, kan du vise summen.

Avtalene kan også vises som kort, gruppert etter kategori, eller i kanban etter status. Les mer i Utvalg (lister og visninger).

Avtalene til én organisasjon finner du i Mer i sidemenyen på organisasjonen, og avtalene en ansatt har ansvaret for, finner du på den ansatte.

Tilganger og innstillinger

Med Tilganger kan du begrense en avtale til bestemte personer eller grupper, for eksempel en avtale med sensitive vilkår. Les mer i Tilganger.

Administratoren setter opp kategorier, spesialfelter og statusløp for avtalene i innstillingene for Organisasjon.

Avtaler i hverdagen

Neste sluttdato og Oppsigelsestid er det lurt å fylle inn hver gang. Det er de to feltene som gjør at dere rekker å si opp en avtale dere ikke trenger lenger.

Lag gjerne et utvalg med avtalene som har neste sluttdato i de kommende månedene, og se på det jevnlig.

💡 Tips: Filtrerer du på en kategori, for eksempel leasing, og viser summen av Est. månedsbeløp, ser du hva dere betaler per måned. Lagrer du utvalget, ser du det hver gang.

Vanlige spørsmål

Hvor finner jeg avtalene med kundene våre?

I Kontrakter i Finans. Der ligger avtalene med kunder som blir til ordre og faktura med jevne mellomrom. Her i Avtaler ligger det dere kjøper fra leverandører.

Får jeg varsel før en avtale går ut?

Ikke av seg selv, men du kan lage en oppfølging på avtalen med frist før oppsigelsesfristen.

Hvorfor står avtalen fortsatt som Aktiv etter sluttdatoen?

Statusen endres ikke av seg selv. Du kan sette den til Utløpt eller Avsluttet selv.

Hvor legger jeg selve avtaledokumentet?

I Filer på avtalen.

Hvorfor ser jeg ikke Avtaler i menyen?

Avtaler er en del av tillegget Ekstra styringspakke, og du trenger rettigheten Avtaler.

Søkeord: avtale, avtaler, leverandøravtale, kontrakt, lisens, leasing, husleie, abonnement, oppsigelse, oppsigelsestid, sluttdato, fornyelse, månedsbeløp, leverandør, kontrakter, kundekontrakt

Relaterte artikler